Служебная записка о дтп

Содержание:

Учимся писать докладные, служебные и объяснительные записки

Что общего?

Оформление любой информационно-справочной документации, будь то записка, протокол, акт или справка, должно соответствовать требованиям
ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Для оформления докладной, служебной и объяснительной записок существуют общие правила. Любой из этих документов должен иметь:

  • автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка);
  • адресат (кому направляется документ);
  • название вида документа (например, «Докладная записка», «Служебная записка», «Объяснительная записка»);
  • дату составления и номер регистрации;
  • заголовок (например, «О нарушении трудовой дисциплины»);
  • текст;
  • подпись составителя (с указанием должности).

Докладная записка— это документ, адресованный руководителю организации или структурного подразделения. Исходя из самого названия, в докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос, то есть докладывается возникшая ситуация. Как правило, с целью принятия руководством соответствующих мер или вынесения определенного решения. Например, начальник цеха может в докладной записке уведомить руководителя завода о ненадлежащем исполнении своих обязанностей одним из подчиненных, предложив применить к работнику дисциплинарное взыскание.

Докладные записки, адресованные руководителю организации или отдела, являются внутренними документами и могут составляться на простом листе бумаги формата А4. Документы, направляемые в вышестоящие инстанции, — это внешние документы, их необходимо оформлять на бланке организации.

Текст докладной записки обычно состоит из двух или трех частей. В первой части, констатирующей, излагаются причины, факты и события, которые имели место. Вторая часть, анализирующая, содержит анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения. Третья часть, резюмирующая, включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Впрочем, второй части в докладной записке может и не быть, тогда после изложения сути вопроса могут сразу идти предложения о его решении.

Если докладные записки информируют адресат о ходе выполнения работ, то они могут составляться регулярно. Это так называемые информативные докладные записки.

Служебную записку составляет работник или руководитель подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Таким образом, она, исходя из названия, решает вопросы чисто служебные, обеспечивает связь объектов управления по горизонтали. В «служебках» чаще всего отражаются вопросы материально-технического, хозяйственного, информационного обеспечения и тому подобное. Например, бухгалтер может в служебной записке проинформировать о необходимости ремонта компьютера или принтера в бухгалтерии. Такую служебную записку необходимо направить в адрес начальника отдела системного обеспечения, попросив отремонтировать аппарат. Оформляется служебная записка так же, как и докладная, на листе формата А4.

Несмотря на то, что в Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа, как «Служебная записка», данный вид документа очень удобен в работе, и потому широко используется на практике.

Объяснительная записка— это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может составлять любой работник организации в адрес вышестоящего должностного лица. В основном объяснительные пишутся по факту совершения дисциплинарного проступка. Например, за опоздание на работу специалист отдела маркетинга пишет объяснительную записку. В ней он излагает причину опоздания (пробки на дорогах, остановка лифта или другое), а также обещания впредь стараться не нарушать трудовую дисциплину. Чаще всего объяснительные пишут от руки и в свободной форме, но нередко в организациях используются и специальные бланки.

Так как объяснительные записки пишут обычно «в ответ» на какую- то претензию, они носят форму оправдательного характера. Грамотно составленная объяснительная может помочь ее владельцу при рассмотрении неприятной ситуации, такой, например, как угроза увольнения или применения другого дисциплинарного взыскания.

Рекомендации кадровику

Хорошо, когда в отделе по работе с персоналом всегда есть несколько образцов различных записок. Работники этого отдела могут даже специально разработать унифицированные формы докладных, служебных и объяснительных записок, поскольку все сотрудники часто обращаются к кадровикам за помощью в составлении того или иного документа.

На практике также часто возникает вопрос, обязательно ли регистрировать служебные, докладные и объяснительные записки в рамках организации. По возможности, конечно же, надо регистрировать все. Особенно, если изложенный в записке вопрос требует письменного решения в виде резолюции руководителя. Для этих целей рекомендуется заводить отдельные журналы регистрации, но если в течение года докладных, объяснительных и служебных записок бывает немного, можно обойтись одним общим журналом. В случае, когда вопрос, изложенный в записке, может быть решен сразу и устно, регистрировать такую записку не обязательно.

Как провести служебное расследование на предприятии при ДТП: это нужно знать всем организациям и ИП!

Многие организации, даже не связанные напрямую с перевозками, используют при осуществлении своей деятельности автотранспорт. И к сожалению, бывает так, что транспортное средство предприятия попадает в аварию.

А когда случается ДТП необходимо его служебное расследование на предприятии. Сразу скажу, что оно обязательно для всех компаний и ИП. А игнорирование его проведения грозит проблемами с надзорными органами и не только.

Это Кулик Илья, и сейчас я расскажу вам, что такое служебное расследование при ДТП и как его правильно проводить. Готовы? Поехали!

При любой дорожной аварии сотрудники ГИБДД, а при тяжёлых последствиях и следственных органов, проводят расследование с целью определить причины и обстоятельства аварии, чтобы точно определить виновность в аварии и ответственность за произошедшее каждого участника аварии.

Но когда происходит ДТП, в которое попадает транспортное средство, владелец которого – организация или индивидуальный предприниматель, необходимо ещё служебное расследование, проводимое силами предприятия. Касается оно в первую очередь на изучение обстоятельств, касающихся автомобиля организации и направлено на предотвращения в дальнейшем подобных инцидентов.

В ходе служебного расследования выявляются:

  • обстоятельства, возникшие до аварии;
  • причиныслучившегося, в том числе внешние факторы;
  • последствия ДТП;
  • лица, имеющие отношение к аварии (водитель, технические сотрудники и т. д.), предварительная вина каждого из них;
  • недочёты в работе организации, из-за которых стало возможно ДТП.

Чем регламентируется служебное расследование ДТП на предприятии

Обязательность расследования установлена Федеральным законом №196. В абзаце 6 п.1 ст. 20 этого законодательного акта говорится, что юр. лица и частные предприниматели обязаны «анализировать и устранять причины ДТП», произошедшие с участием их ТС.

Хочу отметить, что это положение относится ко всем организациям, эксплуатирующим автотранспорт, даже если их основная деятельность далека от перевозок, и ко всем авариям, независимо от их тяжести, наличия пострадавших и размера ущерба.

Учёт происшествий

Правила учёта установлены постановлением Правительства РФ №647. Соответствие этих правил Закону №196-ФЗ подтверждено судом, они обязательны для всех. Независимо от места происшествия с участием ТС организации, оно должно быть учтено, а сообщить о нём обязательно нужно в ГИБДД по месту нахождения компании. Форма учёта установлена в 1996 году Приказом Минтранса №22.

Каждый месяц данные о происшествиях должны сверяться с информацией в отделах ГИБДД. И надзорные органы законно требуют исполнение этого положения проверяют это.

Служебное расследование

Необходимость служебного расследования и учёта ДТП на предприятии устанавливает также пункт 111 Приказа Минавтотранса РСФСР от 9 декабря 1970 г. № 19.

А собственно служебному расследованию посвящён Приказ Минавтотранса РСФСР от 29.04.1990 №49, утвердивший Положение о порядке проведения служебного расследования, в нём достаточно подробно описывается методика разбора происшествия. Не удивляйтесь давности приведённых документов. Они действуют до сих пор и обязательны к исполнению.

Непосредственно по каждому ДТП руководитель предприятия издаёт приказ, в котором уже конкретно прописаны кто, в какой срок и что должен установить.

Цели расследования

Согласно Приказу Минавтотранса №19 служебное расследование необходимо для:

  • установления обстоятельств и причин случившегося;
  • выявления нарушений нормативных документов, правил, инструкций;
  • разработки мероприятий по недопущению в дальнейшем ДТП.

Исходя из этих целей и действует комиссия по разбору.

Кто проводит служебное расследование

Приказом руководителя фирмы создаётся комиссия, которая должна расследовать происшествие. Обычно в неё входят трое: один председатель и члены комиссии. Председателем обычно становится руководитель предприятия или его заместитель, обязательно в состав входит лицо, отвечающее за БДД.

Привлекаются обычно сотрудники кадровой службы, технические работники, могут быть привлечены и сторонние специалисты. Непосредственный начальник водителя, попавшего в ДТП не должен быть членом комиссии в целях объективности.

Сроки служебного расследования

Срок для служебного расследования руководителем предприятия установлен равный пяти дням, независимо от тяжести аварии. Руководители территориальных производственных объединений, когда в аварии погибло более 2 или пострадало больше 4 человек должны завершить расследование за 7 суток.

В особо крупных авариях, когда погибает 7 или больше человек или получают ранение больше 14 человек и расследование ведётся уже на региональном уровне, оно может занимать и до 10 дней. Как видите, сроки небольшие, но для выполнения поставленных целей их вполне достаточно.

Как проходит служебное расследование

Начинать расследование нужно с места происшествия. Сразу как руководство компании узнало о ДТП с участием их ТС, на место должен выехать сотрудник, обычно это специалист по БДД. На этом этапе действия сотрудника сходны с поведением обычного водителя, только ответственность он несёт большую, поэтому и делать всё должен тщательнее.

То есть первым делом оказывается помощь пострадавшим (если они есть) и доставка их в медучреждение, делается всё возможное для сохранения следов аварии и предотвращения вторичных происшествий. Не надо забывать и про поиск очевидцев.

Этап первый – сбор информации

Необходимо зафиксировать как можно больше сведений о происшествии, чтобы было что анализировать. Желательно заранее разработать определённую форму, чтобы в экстренной ситуации не забыть зафиксировать важные моменты.

Можно использовать как образец бланки, используемые правоохранительными органами при осмотре происшествия или воспользоваться этой формой, которую самостоятельно разработал для себя один практикующий специалист по БДД, и любезно предоставил её всем желающим.

Необходимо осмотреть место инцидента и участвовавшие в нём ТС, узнать информацию у участников происшествия, очевидцев, сотрудников правоохранительных органов, оформляющих аварию. В общем, как можно более детально выяснить все делали случившегося.

Что изучается на месте аварии

Для служебного расследования нужно зафиксировать:

  • дату и точное время случившегося;
  • место происшествия, не забыть зафиксировать плохие дорожные условия;
  • сведения о ТС, включая номерной знак;
  • число пострадавших (если есть) и характер телесных повреждений;
  • сведения о водителе-работнике предприятия, а по возможности и о других участниках аварии;
  • психофизическое состояние водителя (принимается только оценка, данная врачом);
  • на каком часу рабочего дня водителя произошло ДТП;
  • какова была цель поездки;
  • вид перевозки (пригородные, междугородние и т. д.);
  • нет ли отклонений от положенного маршрута, по назначению ли было использовано ТС;
  • вид ДТП;
  • погоду, осадки, освещённость;
  • дорожные условия, обстановку.
Ознакомьтесь так же:  Требования на визу эстония

Не стоит забывать и про фото- видеосъёмку. Нужно сделать чёткие фотографии, позволяющие определить:

  • место происшествия, то есть общий план;
  • положение ТС после аварии;
  • следы, позволяющие установить обстоятельства происшествия
  • повреждения автомобилей;
  • госномера участвовавших авто;
  • обстоятельства происшествия, то есть фиксация разметки, знаков, светофоров и т. п.

Все эти сведения также следует зафиксировать письменно и по необходимости настоять о внесении в документы, оформляемые ГИБДД.

А также нужно осмотреть водительские документы сотрудника компании, попавшего в ДТП, а также бумаги на ТС, на перевозимый груз, а также путевой лист и т. д.

Взаимодействие с ГИБДД

Принимайте участие в оформлении аварии работниками ДПС. Во-первых, у них можно выяснить некоторые обстоятельства происшествия, во-вторых, необходимо следить за правильность составления ими документов, схемы происшествия.

Внимательно читайте документы. Если не согласны с чем-то, есть положения, вызывающие вопросы, выясняйте всё, просите внести изменения. Если инспектор не принял во внимание ваши замечание, водитель обязательно должен указать это в объяснении.

По возможности надо снять копии с оформляемых автоинспектором документов, они нужны для расследования, то есть получить копии в любом случае необходимо, но можно сделать это и несколько позже. Обычно это делается через отправку письма начальнику подразделения ГИБДД с просьбой выдать копии бумаг для служебного расследования.

Этап второй – проведение расследования

После этого начинается собственно расследование. На его протяжении нужно сотрудничать с ГИБДД, а также организациями, относящимся к дорожным службам. Когда есть пострадавшие работники, привлекаются представители профсоюза.

В процессе проведения изучается и анализируется вся собранная информация. Нужно определить действия участников происшествия до столкновения, оценить их с точки зрения ПДД, определить причины случившегося, сделать свой вывод о виновности каждого участника происшествия.

  • обстоятельства и явные причины случившегося;
  • причины возникновения аварийной ситуации. Особое внимание стоит уделить расследованию, когда водитель на момент аварии оказался нетрезвым. В этом случае тщательно изучается также вопрос, как получилось так, что водитель выехал на служебном автомобиле в таком состоянии.
  • действия водителя на соответствие ПДД;
  • дорожные условия с точки зрения оказания ими влияния на возможность возникновения ДТП;
  • взаимосвязь между инцидентом и упущениями со стороны организации по обеспечению БДД.

Проверка обеспечения безопасности со стороны предприятия

Так как одной из целей расследования является устранение в дальнейшем причин аварии, исследованию работы организации по БДД надо уделить особое внимание. Для этого нужно проверить:

  • соблюдение правил перевозок, режима труда водителя;
  • замечен ли ранее водитель в нарушении ПДД, трудовой дисциплины;
  • как организовано на предприятии обучение и повышение мастерства водителей;
  • какие меры применяются внутри организации к провинившимся водителям;
  • изучались ли дорожные условия на маршрутах следования, и делались ли попытки устранения недостатков;
  • нормируется ли скорость для водителей на маршрутах;
  • каково было техническое состояние ТС до рейса, кто его проверял, кто и когда проводил обслуживание и ремонт, заявлял ли водитель о неисправностях;
  • как организованотехобслуживание на предприятии.

Исходя из причин происшествия и выявленных недочётов, необходимо разработать меры по повышению БДД при эксплуатации автомобилей фирмы (ИП).

Акт служебного расследования ДТП + образец заполнения

Итогом работы комиссии по расследованию становится составление Акта служебного расследования, составляемого и подписываемого всеми членами комиссии. Пример заполнения можно скачать здесь.

Подойдите к оформлению Акта со вниманием, особенно при сложных авариях. При необходимости материалы расследования можно будет использовать в суде для доказывания невиновности водителя организации.

Примечание. Выводы комиссии о виновности водителя имеют предварительный характер. Установить виновность может только суд.

А также в некоторых случаях им интересуются следственные органы, для получения более полной информации о ДТП. И не исключено, что вы заметите и зафиксируете то, что ускользнуло от взгляда работников госорганов, но имеет важное значение для определения невиновности вашего работника.

Что пишется в Акте

В первом разделе Акта приводится состав комиссии, общие сведения о ТС, попавших в аварию водителях, обстоятельствах ДТП.

Далее приводятся «Условия, предшествующие происшествию», пишется, кто и когда выпустил водителя на рейс, был ли пройден медосмотр, как он ехал и где он ехал шофёр.

В третьем разделе пишутся сведения о дорожных условиях, покрытии, видимости в момент происшествия. Указываются, если были, неудовлетворительные условия, несоответствие дорожного полотна и инфраструктуры нормативным актам.

Четвёртый раздел – информация о водителе. Помимо прочего, должны быть сведения о стаже и опыте работы, отдельно – на конкретной модели ТС, о прохождении переподготовки, о состоянии здоровья перед аварией, о ранее налагавшихся взысканиях за нарушение ПДД, других правил, попадал ли раньше в ДТП.

В пятом разделе указываются сведения о транспортных средствах, попавших в аварию. Особое внимание уделяется техническому состоянию, прохождению ТО. Приводятся имеющиеся данные о ТС другого участника происшествия.

Шестой раздел – состояние проводимой на предприятии работы по обеспечению БДД. Указываются выявленные в ходе проверки недостатки, даётся оценка эффективности.

Выводы, приложения, и форма учёта

И последний, седьмой раздел, содержит выводы. Указывается, что именно, по мнению комиссии, стало причиной аварии, предлагаются меры и методы для предотвращения в дальнейшем происшествий.

К Акту разбора прилагаются:

  • копии документовиз ГИБДД, включая схему;
  • объяснения водителей и должностных лиц компании, а также другие документы, уточняющие обстоятельства произошедшего;
  • информацию о пострадавших.

Помимо Акта расследования, заполняется также форма учёта ДТП. Саму форму можно скачать по этой ссылке. Вся информация для её заполнения уже будет прописана в Акте.

Сведения, содержащиеся в её первой части, сверяются ежемесячно с органами внутренних дел. Вторая часть предназначена для отчётности внутри организации.

  • должно быть учтено и расследовано любое ДТП, случившееся с транспортными средствами, которыми владеет предприятие;
  • создаётся специальная комиссия;
  • 5 дней – срок расследования в большинстве случае;
  • раз в месяц организация должна сверять имеющиеся у неё данные о ДТП со сведениями правоохранительных органов;
  • в процессе расследования на предприятии выясняются обстоятельства и причины аварии, выявляются нарушения со стороны сотрудников, предлагаются меры по улучшению БДД.

Служебное расследование по факту ДТП – это обязанность каждой фирмы или индивидуального предпринимателя, эксплуатирующего транспорт. И за соблюдением предписанных законами нормативными актами требований следят надзорные органы. Так что не забывайте про служебное расследование.

Вопросы по теме статьи пишите в форме для комментариев. А также рассказывайте о своём опыте по проведению расследованию на предприятии, он будет полезен другим.

Видео-бонус: 5 мифических существ, снятых на камеру.

На этом статья окончена. Не забывайте про подписку на рассылку – она действительно поможет сэкономить время. А также поделитесь статьёй с друзьями и коллегами в соцсетях – уверен, они будут вам благодарны. Всем удачи!

П. С.: Изображения в статье с этой страницы: drive2.ru/r/landrover/1162130. На фотографиях Land Rover Range Rover, а также Porsche Cayenne.

Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные

Формальность, отнимающая время и силы, — именно так многие относятся к докладным, служебным и объяснительным запискам и зачастую не видят между ними разницы. Принято считать, что докладные и объяснительные записки связаны с применением дисциплинарных взысканий. На самом же деле они используются не только для этого. Мы расскажем, в какой ситуации уместно составление той или иной записки и как это правильно сделать.

Зачем нужны записки

Прежде всего, все записки — это информационно-справочные документы для оперативного управления. С их помощью происходит обмен информацией внутри компании (например, между разными отделами либо между филиалами, представительствами и головным подразделением). Информация в записках не содержит распоряжений, но может стать основанием для принятия какого-то управленческого решения, а может быть только принята к сведению.

Но написать их совсем непросто. Ведь ни определения понятий, ни правил составления записок нет в нормативных правовых актах. Попробуем их сформулировать сами.

Чем записки различаются между собой

Для наглядности покажем основные отличия в таблице.

  • информирует о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе;
  • содержит выводы и предложения составителя
  • информирует о необходимости решения оперативных вопросов. При этом не надо включать в записку вопросы, которые можно решить устно и которые не требуют документального оформления;
  • содержит запрос, информацию по запросу, уточнение задания, разъяснение, просьбу, предложение
  • инициирующие принятие решения;
  • чисто информативные;
  • отчетные
  • объясняющие действия конкретного работника (подразделения);
  • описывающие какое-либо событие
  • открытый документ;
  • конфиденциальный документ

В налоговых целях записки всякие важны

В некоторых случаях какая-либо записка наряду с другими документами может выступать как первичный документ для обоснования и документального подтверждения в налоговом учете расходо в п. 1 ст. 252 НК РФ , например:

  • служебная записка собственной службы рекламы, согласно которой срок фактического использования рекламных видеороликов не превышал 12 месяцев, помогла компании доказать, что видеоролики не являются нематериальными активами, и списать расходы единовременн о Постановление ФАС МО от 16.03.2012 № А40-100845/10-4-498 ;
  • для подтверждения пробега автомобиля показаниями GPS-навигатора (вместо одометра) и признания расходов на топливо нужна докладная записка начальнику транспортного отдела от мастера о том, что предрейсовый осмотр показал неисправность одометр а п. 1 ст. 252, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ . На основании этой докладной (или иного документа) будет издан приказ о необходимости работы автомобиля с включенным навигатором и фиксировании в путевом листе его показани й Письмо ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 ;
  • объяснительная записка может пригодиться:
  • для получения вычета по НДФЛ на ребенк а подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ , если с прежнего места работы нет справки 2-НДФЛ. Когда человек долгое время не работал и устраивается на работу вновь, нужна его объяснительная об отсутствии доходов, трудовая книжка и письменное заявление на вычет ы Письмо ФНС от 30.07.2009 № 3-5-04/[email protected] ;
  • для решения вопроса оплаты стоимости проезда в отпуск. Если работник проводит его в нескольких местах или следует через пункты остановки проездом, нужна объяснительная записка работника и его проездные документ ы Письмо Минздравсоцразвития от 20.02.2009 № 194-13 .

Понятно, что если записка является первичным документом, то она должна содержать все реквизиты такого документ а п. 2 ст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ .

Как правильно составлять записки

Многим сотрудникам написание записок дается с трудом, ведь это непривычная для них работа. Чтобы облегчить задачу, предусмотрите правила составления, а также бланки записок в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству, и ознакомьте работников с ней. Фрагмент инструкции может выглядеть, например, так.

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

Утверждена приказом по ООО «Альфа»
от 27.12.2011 № 123

Ознакомьтесь так же:  Как учитывается стаж при начислении пенсии с 2018 года

Инструкция по делопроизводству ООО «Альфа»

4.10. Записки (докладные, служебные, объяснительные)

4.10.4. Каждая записка составляется с указанием следующих реквизитов:

  • наименование структурного подразделения — составителя записки;
  • наименование вида документа — докладная, служебная или объяснительная записка;
  • дата документа — дата подписания (арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год);
  • адресат — ф. и. о. и должность лица, кому адресована записка (в дательном падеже);
  • заголовок к тексту, который должен начинаться предлогом «О» или «Об»;
  • отметка о наличии приложения (если оно есть), например: «Приложение: в 1 экз. на 3 л.»;
  • подпись составителя (должность составителя; личная подпись и ее расшифровка (ф. и. о.)).

4.10.5. Текст пишется от первого лица в единственном числе.

В тексте записки не должно быть приветствий и завершающих пожеланий.

Рекомендуется заканчивать текст словами «Считаю. (необходимым, целесообразным и т. д.)», «Предлагаю. », «Прошу. (выделить, направить и т. п. или сделать необходимые выводы)».

4.10.6. Бланки форм докладной, служебной и объяснительной записок приведены в приложениях № 15, 16, 17 к Инструкции.

Когда сотруднику понадобится написать записку, дайте ему готовый бланк, а лучше образец. Приведем примеры оформления разных записок.

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

Генеральному директору
ООО «Альфа»
И.И. Стасову

Начальнику отдела кадров
С.В. Климовой
Причины, указанные в объяснительной,
признать неуважительными.
Применить дисциплинарное взыскание
в форме замечания к Т.И. Богдановой

Главному бухгалтеру
А.Д. Жаровой
Принять меры к восстановлению ГТД

30.08.2012

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
от 30.08.2012 № 12

О причинах утраты оригинала ГТД

Утрата 29.08.2012 оригинала ГТД на поставку по Контракту с Bonduelle, France, от 20.04.2012 № 0007/5 партии зеленого горошка (Таможенный пост Гатчинский) произошла при ксерокопировании этого документа.

Офисный копир не предназначен для автоматического копирования документов малой плотности бумаги. Оригинал ГТД, имеющий плотность кальки, автоматически копировался в комплекте с другими документами, имеющими более высокую плотность бумаги. В результате произошло замятие и зажатие оригинала ГТД между валиками копира. При попытке его извлечь документ был разорван на мелкие, невосполнимые и нечитаемые части.

Служебная записка: назначение, форма, функции

Служебной запиской (далее по тексту — СЗ) называют вид документа, который представляет собой переписку, служащую для создания условий постоянной коммуникации между сотрудниками или подразделениями отдельной взятой организации. Здесь сразу же важно отметить ключевой момент: и сотрудники, и подразделения, вовлечены в работу с СЗ, не состоят в прямом друг от друга подчинении.

Если говорить наиболее просто, то СЗ является письменным сообщением. Поэтому, естественно, нередко, на отосланную СЗ, автор получает ответ от своего адресата. То есть, можно говорить об истории СЗ, созданных в связи с решением конкретного вопроса.

Тематика служебных записок

Служебная записка: образец

СЗ, как и деловые письма, не имеют ограниченной тематики. Она весьма обширна, и зависит от деятельности структуры или учреждения. Например, спектр работы конкретного министерства очень широк, что имеет отражение в штате сотрудников. СЗ будут существенно облегчать решение тех или иных вопросов. СЗ бывают:

  • информационными;
  • запросами;
  • напоминанием;
  • предложением etc.

По своему характеру СЗ может быть:

  1. информационной (извещение, объявление, сопровождение иного сообщения, инструкции);
  2. инициативной (извещение, запрос);
  3. отчетной.

В СЗ может быть умещена просьба или предложение. На самом деле это случается часто, поскольку просьба и предложение нередко бывают главной мотивацией создания СЗ.

Если взглянуть на суть СЗ, то окажется, что она в некотором роде является аналогом сообщения речевого. Но изюминка в том, что СЗ обладает неоспоримыми преимуществами. А потому ее популярность очень высока, особенно, если говорить о функции координации, которая помогает взаимодействовать разным подразделениям конкретного учреждения. Отметим эти преимущества:

  1. СЗ составляют в письменном виде;
  2. пользоваться СЗ может и получатель, и автор;
  3. СЗ имеет ссылку на номер предыдущей записки, что удобно и для автора, и для получателя, поскольку позволяет напомнить дату, указать на персональную ответственность, сроки выполнения заданий;
  4. СЗ можно передавать одновременно нескольким адресатам.

Написание СЗ предусматривает соблюдение конкретной иерархии, которая присуща каждой организации. Рассмотрим пример: сотрудник отдела кадров нуждается в информации юрисконсульта. В данном случае в переписку, осуществляемую путем СЗ, будут вовлечены начальники отдела кадров и юридического отдела. Составлением и отслеживанием СЗ будет заниматься тот, кому необходима конкретная информация, но подпись на них будет принадлежать руководителю.

В случае с написанием СЗ генеральному директору, подпись будет принадлежать начальнику того подразделения, в котором работает инициатор переписки. Существует понятие связи между сотрудниками учреждения на т.н. горизонтальном уровне. То есть, автором текста является, к примеру, руководитель одного подразделения, а адресатом – руководитель второго. Такую связь будет обеспечивать СЗ.

Но есть еще и понятие докладной записки, которая относится к виду СЗ. Данный документ адресуется руководству, которое стоит выше автора текста докладной СЗ. Такими лицами могут быть руководители или директор. Докладная записка, как правило, содержит изложение конкретного вопроса, выводы по нем и предложения по решению задачи. В таком случае, получатель, например – директор, должен поставить на документе свою резолюцию, а также дату и подпись.

Служебная записка может быть любой тематики

СЗ – это документ, а потому ей свойственный официально-деловой стиль. Нередко бланк СЗ определен и утвержден инструкцией по делопроизводству. Тогда он имеет конкретную форму, должен иметь следующие реквизиты: наименование организации, указание вида документа (в нашем случае – СЗ), далее идет обозначение кому и от кого, после – тема, номер и дата.

После, когда СЗ уже составлена, и на ней стоит автограф автора, ее следует определить на регистрацию. Для этой цели предвиден один реестр (в который, кроме СЗ, входят также докладные и объяснительные). Несколько слов о регистрации СЗ. Поток подобных документов, имеющих порядковые номера, нередко бывает огромным, а потому предвидены дополнительные буквенные индексы. В нашем случае – СЗ.

Остановимся на структуре СЗ. Фактически, серьезных отклонений от того изложения, которое предусмотрено в деловом письме, нет. Нельзя не отметить, что записки можно составлять в произвольной форме, но все же некоторые элементы будут оставаться обязательными. СЗ делим на три части:

  1. Здесь в обязательном порядке должны быть вписаны мотивы составления СЗ, также – ссылки на события или факты, другие аргументы, например, решения. То есть, в данной части автор СЗ должен показать, почему он решил составить данный текст.
  2. Эта часть содержит просьбы, здесь приводятся определенные выводы, автор предлагает возможные решения конкретного вопроса или ситуации.
  3. В заключении автор СЗ формулирует ожидаемый по его мнению результат. При этом, он не обязан этого делать. Также, в зависимости от истории служебной переписки, автор в конкретной записке может констатировать личное отклонение от конкретного предложения или просьбы.

В целом содержание СЗ должно быть очень лаконичным, где нет месту двусмысленным предложениям, если, естественно, это не сделано автором умышленно.

СЗ и локальный нормативный акт

Инструкция по делопроизводству является локальным нормативным актом, который отражает специфику организации путем установления порядка составления и оформления документации, в нашем случае – СЗ. Дело в том, что в законодательстве РФ нет конкретных требований к составлению СЗ. А потому их форма в определенных рамках является произвольной.

Практика создания учрежденнием интрукции по делопроизводству является очень важным сегментом в создании оптимальным условий работы всего персонала. Обозначение конкретных правил всегда способствует более корректному общению. В локальном нормативном акте, посвященном делопроизводству, важно конкретизировать информацию и параметры:

  • всех видов записок, которые создаются в пределах организации или учреждения, и служат инструментом информационного обмена для подразделений, ведомств, а также конкретных должностных лиц и работников;
  • их составления. Речь идет о сугубо техническом вопросе: использовать для этого бумажный носитель или электронную форму;
  • структуры и содержания текста. Естественно, могут быть предвидены некоторые особенности, касающиеся СЗ объяснительной, докладной, пояснительной или аналитической;
    реквизитов и их оформления;
  • порядка регистрации. Здесь также могут быть нюансы, касающиеся каждого вида СЗ;
    сроков сохранения. Определяются конкретно для каждого вида записок

Виды и функции СЗ

Служебная записка носит информационно-справочный характер

Внутренняя СЗ имеет смысл в тех случаях, когда вопрос нельзя решить устно, или когда письменное сообщение будет способствовать мотивации для решения задачи. Поэтому СЗ может быть объяснительной или докладной. Но на этом спектр назначения не исчерпывается. Ведь очень частыми бывают также аналитические и пояснительные СЗ.

Рассмотрим особенности аналитической, докладной, пояснительной и объяснительной СЗ. Все они являются документами информационно-справочного характера. Их назначение – решение оперативных вопросов, которые возникают в ходе управленческой деятельности. Таким образом, СЗ являются отражением способности учреждения решать ежедневные локальные задачи. СЗ обеспечивают:

  1. обмен оперативной информацией между конкретными ведомствами или подразделениями одной структуры. Также СЗ обеспечивают поступление информации между главной организацией и ее структурами, которые функционируют обособленно;
  2. обмен оперативной информацией между вышестоящим учреждением или организацией и подведомственными предприятиями;
  3. информацию бухгалтерской отчетности компании. В таком случае говорят о пояснительной записке к бухгалтерской отчетности. Данной информацией могут пользоваться (или она может быть полезной) все внутренние и внешние пользователи, среди которых и налоговые органы, банки, органы статистики акционеры и др

Важно помнить, что СЗ – это документация информационно-справочного характера, а поэтому она имеет вспомогательную функцию, если сравнивать с документацией организационно-распорядительного назначения. Это касается все видов СЗ. Поэтому в данной документации не стоит искать:

  1. распоряжений;
  2. обязательств;
    инициатив по определенным решениям управленческого характера;
  3. помощи в выборе конкретного способа управленческого воздействия.

СЗ – это документ, который принимают к сведению, но не больше. Тем не менее, как мы писали выше, сотрудник учреждения имеет право (и даже обязан) предлагать в тексте СЗ пути решения задачи, но эти предложения могут остаться лишь принятыми к сведению.

Служебная записка является важным вспомогательным инструментом, позволяющим поддерживать постоянный контакт между работниками масштабных учреждений и компаний. Успех бизнес-структуры или крупного государственного учреждения нередко зависит от интенсивности коммуникации внутри системы и между подразделениями.

Эта задача выполняется за счет контакта с помощью СЗ. Кроме сугубо практичного значения, наличие этого документа в работе конкретного работника, будет свидетельствовать о его навыках и высокой культуре деловых отношений.

Офисный документооборот — служебная записка: что представляет собой документ и как оформляется. Об этом — в видеоматериале:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Работник попал в ДТП на автомобиле организации

Для многих организаций использование автомобиля является необходимостью. К сожалению, дорога полна неожиданностей и всегда существует вероятность возникновения аварийной ситуации. Мы расскажем о том, что должен предпринять работодатель, если его работник попал в дорожно-транспортное происшествие, став виновником аварии.

Статья 1068 Гражданского кодекса предусматривает обязанность организации возместить вред, причиненный работником при ис полнении трудовых обязанностей. Это относится не только к тем сотрудникам, которые работают по трудовым договорам, но и к тем, которые выполняют работы по гражданско-правовому договору и действуют по заданию нанявшей их компании.

Ознакомьтесь так же:  Купля продажа автомобиля по новому ноябрь 2018

Рассмотрим ситуацию, в которой виновником ДТП становится сотрудник организации.

Страховка не покрыла ущерб

Нередки случаи, когда работники компаний становятся виновниками ДТП, но при этом суммы страховой выплаты по ОСАГО недостаточно для возмещения ущерба, причиненного другим участникам аварии. В этом случае обязанность по возмещению разницы ложится на организацию.

Сотрудник возмещает расходы работодателю

Сотрудник, признанный виновником аварии, чаще всего должен компенсировать работодателю расходы на возмещение ущерба в полном объеме. Кроме того, работодатель может обязать его оплатить восстановительный ремонт автомобиля предприятия. Это возможно в ситуации, когда компания не приобретала полис КАСКО или сумма средств, полученная от страховой компании по такому полису, полностью не покрыла затраты на ремонт.

Водитель ООО «Московская экспедиция» В.И. Шевченко попал в ДТП, управляя автомобилем компании, и был признан виновным. Сумма ущерба, причиненного другому участнику аварии, составила 150 000 руб. Страховая выплата по ОСАГО — 120 000 руб. По решению суда ООО «Московская экспедиция» возместило потерпевшей стороне разницу между общей суммой понесенных ею расходов и полученной страховой суммой.

Автомобиль ООО «Московская экспедиция» также был поврежден. Стоимость восстановительного ремонта составила 50 000 руб. Полис КАСКО организация не приобретала.

Сколько должен выплатить В.И. Шевченко за причиненный ущерб? Какие проводки сделает бухгалтер, учитывая данные суммы?

Решение. Сумма, которую В.И. Шевченко заплатил в кассу ООО «Московская экспедиция» за причиненный материальный ущерб, составила 80 000 руб. [(150 000 руб. — 120 000 руб.) + 50 000 руб.)].

Бухгалтер ООО «Московская экспедиция» сделал в учете следующие записи:

ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 76

  • 30 000 руб. — отражена в составе внереализационных расходов сумма ущерба, подлежащая возмещению потерпевшей стороне;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 51

  • 30 000 руб. — перечислено возмещение потерпевшей стороне;

ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 76

  • 50 000 руб. — отражена в составе внереализационных расходов сумма восстановительного ремонта автомобиля компании;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 51

  • 50 000 руб. — перечислена стоимость восстановительного ремонта автомобиля компании;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 91

  • 80 000 руб. — отражена задолженность В.И. Шевченко по возмещению причиненного ущерба;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73

  • 80 000 руб. — внесена сумма В.И. Шевченко в кассу предприятия на возмещение причиненного ущерба.

Как оформить возмещение ущерба при ДТП

Отметим, что обязанность работника возместить соответствующие расходы фирмы в полном объеме не зависит от того, заключался с ним договор о полной материальной ответственности или нет. Дело в том, что в рассматриваемой ситуации он причинил вред в результате административного проступка — несоблюдения правил дорожного движения. В соответствии с пунктом 6 статьи 243 Трудового кодекса это влечет полную материальную ответственность.

Согласно статье 247 Трудового кодекса работодатель обязан потребовать от работника письменное объяснение для установления причины ущерба. Унифицированной формы документа не существует, его составляют в произвольной форме (образец см. ниже).

Если виновный сотрудник не желает давать письменные объяснения, необходимо составить акт. Форма акта не установлена, поэтому он также имеет произвольную форму (образец см. на с. 38).

Образец объяснительной записки работника, виновного в ДТП

ООО «Московская экспедиция»

от водителя Шевченко В.И.

26 октября 2007 года я находился в служебной поездке (путевой лист от 26.10.2007 № 12). Управляя служебным автомобилем марки Peugeot Partner XR, государственный номер Н546ТТ97, на пересечении улицы Кржижановского и Нахимовского проспекта вследствие сильного снегопада я не справился с управлением и врезался в автомобиль марки Toyota Corolla, государственный номер Т765ГГ33.

В результате ДТП оба транспортных средства получили значительные механические повреждения. Прибывшие на место ДТП сотрудники ГИБДД признали меня виновником происшествия вследствие нарушения пункта 9.10 ПДД — несоблюдения дистанции.

27.10.2007 Шевченко В.И. Шевченко

Образец акта об отказе сотрудника давать письменные объяснения по поводу ДТП

ООО «Московская экспедиция»

об отказе представления работником письменных объяснений

г. Москва 27 октября 2007 года

Мы, нижеподписавшиеся: Скородумов Леонид Иванович, директор департамента транспортных перевозок ООО «Московская экспедиция»,

(ФИО, должность, место работы)

и Карагезьян Роман Каренович, начальник смены водителей,

(ФИО, должность, место работы)

составили настоящий акт о нижеследующем:

27 октября 2007 года водителю Владимиру Ивановичу Шевченко было предложено представить администрации письменные разъяснения в отношении обстоятельств причинения ущерба в результате ДТП, произошедшего с его участием 26 октября 2007 года. В.И. Шевченко отказался давать письменные объяснения по данному вопросу.

В тех случаях, когда сумма причиненного ущерба не превышает средний заработок работника, она может быть взыскана по распоряжению руководителя организации. Он должен издать приказ (распоряжение) не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера причиненного ущерба (ч. 1 ст. 248 ТК РФ). Его составляют в произвольной форме (образец документа см. на с. 39).

Если указанный срок истек или сотрудник не согласен возмещать причиненный ущерб добровольно и при этом его сумма превышает средний месячный заработок виновного, взыскание может осуществляться только по решению суда (ч. 2 ст. 248 ТК РФ). В любом случае необходимо помнить о том, что в соответствии со статьей 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%.

Водитель ООО «Северная звезда» А.Э. Кеттунен попал в ДТП, управляя автомобилем компании, и был признан виновным. Сумма ущерба, причиненного другому участнику аварии, — 130 000 руб. Страховая выплата по ОСАГО составила 120 000 руб.

В результате столкновения автомобиль, принадлежащий ООО «Северная звезда», также получил повреждения. Однако стоимость восстановительного ремонта была возмещена страховой компанией по полису КАСКО. Какую сумму бухгалтер должен удерживать из зарплаты водителя в пользу другого участника аварии ежемесячно? Заработная плата А.Э. Кеттунена — 15 000 руб. Стандартные вычеты ему не положены.

Решение. Сумма ущерба, не покрытая страховой выплатой по ОСАГО, составит 10 000 руб. (130 000 руб. — 120 000 руб.).

Величина причиненного ущерба не превышает средний заработок виновного работника, поэтому руководитель ООО «Северная звезда» издал распоряжение об удержании этой суммы из зарплаты водителя.

Образец приказа об удержании суммы ущерба из зарплаты сотрудника

ООО «Северная звезда»

об удержании суммы ущерба из зарплаты сотрудника

г. Петрозаводск 27 октября 2007 года

На основании статьи 248 Трудового кодекса РФ приказываю:

1. Взыскать с водителя А.Э. Кеттунена сумму ущерба, причиненного им в результате ДТП, в размере 10 000 руб.

2. Удержания производить ежемесячно согласно расчету бухгалтерии.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на старшего бухгалтера по расчету заработной платы Е.М. Морозкину.

Генеральный директор ООО «Северная звезда» Бобров С.З. Бобров

Однако размер ежемесячных удержаний не может быть больше 20% заработной платы. Чтобы его рассчитать, вначале необходимо начислить НДФЛ:

15 000 руб. — (15 000 руб. х 13%) = 13 050 руб.

В данном случае сумма удержаний составит 2610 руб. (13 050 руб. х 20%). Таким образом, для возмещения ущерба в размере 10 000 руб. бухгалтер будет вычитать из заработной платы А.Э. Кеттунена:

  • в ноябре 2007 года — 2610 руб.;
  • в декабре 2007 года — 2610 руб.;
  • в январе 2008 года — 2610 руб.;
  • в феврале 2008 года — 2170 руб.

По соглашению между работником и работодателем допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей (ч. 4 ст. 248 ТК РФ). Образец документа смотрите на с. 42.

Будем снисходительны

В соответствии с условиями статьи 240 ТК РФ работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, отказаться от его взыскания с работника. Руководитель компании может решить, что сотрудник совершил ДТП при смягчающих обстоятельствах — наПример выполняя служебное задание в тяжелых погодных условиях. В этом случае он может принять обоснованное Решение не удерживать с виновного компенсацию.

При этом организация будет нести дополнительную налоговую нагрузку, поскольку не сможет учесть для целей налогообложения прибыли расходы на выплату возмещения второму участнику аварии. Такие расходы являются экономически необоснованными, потому что не направлены на получение дохода и соответственно не удовлетворяют требованиям статьи 252 Налогового кодекса. Подобное мнение высказано Минфином России в письме от 09.04.2007 № 03-03-06/2/66.

Отметим, что в соответствии с подпунктом 13 пункта 1 статьи 265 Налогового кодекса в состав внереализационных расходов включаются, в частности, расходы на возмещение ущерба. Однако в нашем случае предприятие не сможет уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму расходов по возмещению ущерба, причиненного работником, поскольку данная норма Кодекса применяется исключительно в отношении ущерба, нанесенного кому-либо самой организацией. Этот вывод также изложен в указанном письме Минфина России.

Водитель ОАО «АВТО-ЛЕВША» Д.Г. Криворучко попал в ДТП, управляя автомобилем компании, и был признан виновным. Сумма ущерба, причиненного другому участнику аварии, — 125 000 руб. Страховая выплата по ОСАГО составила 120 000 руб. Автомобиль компании также получил повреждения. Стоимость восстановительного ремонта была возмещена страховой компанией по полису КАСКО. По решению суда ОАО «АВТО-ЛЕВША» выплатило потерпевшей стороне разницу между общей суммой понесенных ею расходов и полученной суммой страхового возмещения, которая составила 5000 руб. (125 000 руб. — 120 000 руб.).

Учитывая безупречную профессиональную репутацию Д. Г. Криворучко, а также незначительность нанесенного ущерба, директор компании решил не взыскивать с водителя соответствующую компенсацию. Какие записи должен сделать в учете бухгалтер компании?

Решение. Бухгалтер делает следующие проводки:

ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 76

  • 5000 руб. — отражена в составе внереализационных расходов сумма, подлежащая возмещению потерпевшей стороне;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 51

  • 5000 руб. — выплачено возмещение потерпевшей стороне;

ДЕБЕТ 99 субсчет «Постоянное налоговое обязательство» КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

  • 1200 руб. (5000 руб. х 24%) — отражено постоянное налоговое обязательство, поскольку сумма возмещения не учитывается в составе расходов для целей налогообложения прибыли.

Образец соглашения о возмещении ущерба с рассрочкой платежа

Соглашение между ООО «Московская экспедиция»

в лице генерального директора А.Н. Быстрова

и водителем В.И. Шевченко

г. Москва 27 октября 2007 года

ООО «Московская экспедиция»

Стороны взаимно решили, что сумма причиненного В.И. Шевченко ущерба в размере 80 000 руб. подлежит возмещению путем уплаты в течение 2008 года регулярных платежей в следующем порядке.

В течение января — августа 2008 года до 25-го числа каждого месяца В.И. Шевченко уплачивает сумму в размере 5000 руб. В течение сентября — декабря 2008 года до 25-го числа каждого месяца В.И. Шевченко вносит платеж в размере 10 000 руб.

В случае просрочки очередного платежа за каждый день просрочки на сумму задолженности начисляются пени в размере 1%.

ООО «Московская экспедиция» Быстров А.Н. Быстров

ООО «Московская экспедиция» Шевченко В.И. Шевченко

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *