Приказ по подотчету на директора

Содержание:

Готовим приказ на выдачу подотчетных сумм

Расчеты с подотчетниками

К подотчетным суммам можно отнести не только авансы на командировочные расходы, но и выдачу денег на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, основных средств, ГСМ, продуктов питания и прочие траты на нужды учреждения.

Выдавать средства подотчет можно только сотрудникам, с которыми заключены трудовые договоры. Не будет считаться ошибкой выдача средств работнику, трудящемуся по гражданско-правовому договору, например, на приобретение строительных материалов. В небольших организациях допустимо издание распоряжения, в котором прописываются конкретные должностные лица и фамилии, которым допустимо предоставление денег под авансовый отчет. Ниже вы найдете образец приказа о назначении подотчетных лиц 2018 года.

В бюджетном учреждении должен быть установлен лимит расчетов с подотчетными лицами и максимальный срок, на который выдаются деньги. Законодательством ограничений по срокам и суммам не обозначено, следовательно, организация самостоятельно определяет норму денежных средств, выдаваемых под авансовый отчет, и сроки.

Предельный срок сдачи авансового отчета — не позднее трех рабочих дней, установлено п. 6.3 Указаний № 3210-У. Учреждение не вправе утвердить больший срок. А если в организации нет приказа о сроках отчета по подотчетным суммам, то сотрудники обязаны отчитываться в день окончания подотчетного периода (срока, на который были выданы деньги) или в первый рабочий день (по возвращении из командировки).

Можно ли обойтись без распоряжения руководителя

Вступившие изменения в Указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 отменили обязательность заявления от сотрудника на получение и распоряжения руководителя на выдачу средств. Теперь выдать деньги подотчет можно на основании либо только приказа руководителя, либо заявления сотрудника с резолюцией директора.

На практике большинство бухгалтерских и кадровых работников продолжают требовать оба документа. Почему? Одного приказа недостаточно для ревизора, так как нет расчета суммы и обоснования целевого назначения подотчета. Проверяющий обязательно потребует обосновать сложившиеся расходы. Так и наоборот, заявление с резолюцией директора, но без официального распоряжения многие проверяющие признают недостаточным.

Чтобы исключить проблемы с проверяющими органами, налоговики рекомендуют сохранить старый порядок оформления выдачи: составлять и заявление, и распоряжение.

Правила составления документа

Унифицированной формы не существует, но обратите внимание на следующие правила:

  1. Создавайте документ на фирменном бланке учреждения в единственном экземпляре. Если такой бланк отсутствует, то в шапке документа отразите наименование госучреждения (полное), номер, дату и наименование приказа.
  2. Регистрировать образец нового приказа на подотчет следует в журнале регистрации распоряжений в обычном порядке.
  3. Формируя новое распоряжение, строго соблюдайте хронологический порядок, иначе проверяющие заподозрят подлог.
  4. Утвердить документ имеет право только руководитель организации либо его заместитель или лицо, исполняющее обязанности руководителя.
  5. В документе обязательно укажите следующие реквизиты:
    1. Подотчетное лицо: фамилия, имя и отчество (при наличии), должность.
    2. Сумма подотчета: указывайте сумму и прописью и цифрами, в рублях и копейках.
    3. Целевое назначение: пропишите конкретное назначение выделяемых денег.
    4. Срок подотчета: укажите предельную дату (число, месяц, год), до которой выдали деньги.

Не забудьте назначить ответственное лицо, например, главного бухгалтера. Если в организации отсутствует бухгалтерия, то контроль за соблюдением данного распоряжение должен быть возложен на руководителя.

Выдаем денежные средства в подотчет

Как производится выдача денежных средств в подотчет? По какой форме подавать заявку на выдачу денежных средств? По какой форме издавать приказ о выдаче денег? В какие сроки нужно уложиться? Какие изменения в этой части действуют с 2018 года? Давайте разберем актуальный порядок выдачи денежных средств подотчет.

Кому можно выдавать деньги на нужны бизнеса

Работодатели обязаны организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Вы можете найти такое требование в части 1 статьи 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам должен определить генеральный директор компании. Он может издать приказ со списком лиц, которые вправе получать денежные средства. Вот образец такого приказа, по которому может производиться выдача денежных средств под отчет:

В целях соблюдения кассовой дисциплины работником считается человек, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор (п.п. 5 и 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Следовательно, под отчет деньги можно выдать, в том числе, подрядчику. Они могут ему потребоваться, к примеру, для приобретения материалов для выполнения работ по гражданско-правовому договору. Такую сумму под отчет можно выдать ему, например, из кассы.

Подотчетные суммы можно перечислить на банковскую карту подотчетного лица, в т.ч. на зарплатную (Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Заявление о выдаче денег: нужно ли оно?

Еще совсем недавно для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен был обязательно передать в бухгалтерию или отдел кадров заявку на выдачу денежных средств подотчет. Образец такой заявки показывает, что в ней нужно было указывать необходимую сумму, а также пояснять, на какие цели она будет потрачена. Перед вами образец такого заявления о выдаче денежных средств подотчет:

Однако с 19 августа 2017 года ситуация изменилась. Поправки предусмотрены Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У. С указанной даты выдать сотруднику деньги под отчет можно без его заявления. Для выдачи денег достаточно приказа о выдаче денежных средств подотчет или другого распорядительного документа компании. Такие же правила выдаче денег под отчет продолжают действовать в 2018 году.

Как издавать приказ о выдаче денег: пример

Итак, выдача денежных средств в подотчет в 2018 году возможна на основании приказа или другого распорядительного документа (пунктом 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У). При этом каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок выдачи денег нет. Перед вами приказ о выдаче денежных средств под отчет (образец):

Более того, нет никаких особый требований к тому, как оформлять приказ на выдачу подотчетных сумм. По нашему мнению, в приказе имеет смысл зафиксировать: Ф. И. О. работника, сумму, цели и сроки выдачи.

Ознакомьтесь так же:  Медицинская лицензия для ип стоимость

Заметим также, что можно издавать общий приказ на несколько сумм. Так, например, если выдача наличных денежных средств в подотчет необходима нескольким сотрудникам, то приказ может выглядеть так:

Сроки выдачи денежных средств

Какие сроки выдаче денежных средств подотчет? Когда сотрудникам нужно сдать работодателю отчет о потраченных денежных средствах? Ответ на этот вопрос нужно искать в приказе генерального директора. Ведь именно в нем обозначается такой срок.

По общему правилу, сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Но что делать, если срок возврата установлен не был? По мнению налоговиков, в такой ситуации сотрудник должен сдать отчет в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704).

Процесс выдачи денег

Для выдачи денег работодателю нужно действовать так:

  • оформите расходный кассовый ордер (РКО). Его должен подписать главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо (пп. 4.2, 4.3 п. 4 Указания № 3210-У).
  • после того как подотчетник поставит свою подпись на РКО, кассир выдает ему деньги из кассы и подписывает РКО (пп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У).
  • оформите выдачу денег под отчет проводкой (статья движения денежных средств):

Составляем заявление на подотчет от директора — образец

Заявление на подотчет от директора — образец его вы увидите в этой публикации — законодательно не регламентирован. Кроме того, существует ряд разногласий на тему, стоит ли его вообще оформлять. Подробнее эти вопросы разберем в данной статье.

Правила для получения денег под отчет

В соответствии с п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У выдача денежных средств подотчетным лицам оформляется путем выписки расходного кассового ордера (далее по тексту — РКО). Основанием для выписки РКО служит заявление самого подотчетного лица, составленное в письменной форме, или распорядительный документ хозсубъекта.

В заявлении, которое оформляется в произвольной форме, должны содержаться:

  • сведения о сумме денег под отчет;
  • информация о сроке использования выданных под отчет средств для произведения целевых расходов;
  • дата и подпись директора компании.

До 19.08.2017 деньги под отчет выдавались только при условии, что у подотчетного лица не было задолженности по денежным средствам, выданным под отчет в предыдущий раз. С вышеозначенной даты подотчетные суммы разрешается выдавать, даже если подотчетник не погасил прошлые долги.

Особенности выдачи средств под отчет директору

Согласно указанию № 3210-У, подотчетные лица самостоятельно указывают в своем заявлении сумму и срок, на который выдаются средства под отчет, а директор только утверждает их. При выдаче денег под отчет директором самому себе устраняется целый ряд возможных противоречий, поскольку не возникнет расхождений в сумме и сроках запланированных трат подотчетным лицом с тем, что запланировал сам руководитель компании.

Поэтому более логичным будет составление распорядительного документа, например приказа о выдаче средств в подотчет.

В распорядительном документе должны фиксироваться (письмо Банка России от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642):

  • дата и регномер;
  • Ф. И. О. подотчетника;
  • сумма и период, на который она выдана;
  • виза руководителя компании или ИП.

Можно ли составить один приказ на подотчет для нескольких сотрудников, узнайте здесь.

Авансовый отчет по выдаваемым самому директору подотчетным средствам также должен быть предоставлен в бухгалтерию, а остатки возвращены в кассу не позднее 3 дней после завершения срока, на который они предоставлялись под отчет, либо же (если директор находится в командировке или он вышел на больничный) в течение 3 дней после даты выхода руководителя на работу.

Как оформляется заявление о выдаче денег под отчет директору

Многие считают, что раз директор сам у себя запрашивает выдачу средств под отчет, то заявление или приказ составлять не нужно. Это мнение ошибочно.

Руководитель вправе составить заявление о выдаче подотчетных сумм. Но оформляться оно будет несколько иначе.

Директор в данном случае обладает особым правовым статусом, т. к. он одновременно представляет собой и наемного сотрудника организации, и ее руководителя (ст. 40 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ и ст. 11, 16, 20, 273 Трудового кодекса).

Основным отличием случая оформления заявления подотчет директору является то, что разрешающая подпись уже не требуется, поскольку ставя подпись под заявлением, директор тем самым и согласовывает выдачу средств самому себе. В связи с этим и текст такого заявления директора будет немного отличаться от того, который бы оформлял иной штатный сотрудник (чтобы документ не выглядел так, что директор сам себе разрешает выдать деньги под отчет).

А тот факт, что директор визирует свое заявление, хоть и будет выглядеть несколько абсурдным, но не является ошибкой с точки зрения соблюдения кассовой дисциплины. Отсутствие разрешающей визы директора на своем заявлении также не выглядит неправомерным.

В крупных компаниях, где предусмотрено несколько должностей директоров, такая ситуация может быть успешнее разрешена, когда заявление директора о подотчете завизирует, к примеру, исполнительный директор.

Какая ответственность за отсутствие заявления

Специально предусмотренной ответственности для юрлиц за нарушение порядка оформления заявления или распорядительного документа на выдачу средств под отчет не существует. Однако работники налоговой службы при проверке соблюдения кассовой дисциплины на предприятии, обнаружив отсутствие бумаг на подотчет, могут вменить нарушение:

  • Порядка хранения сумм наличности, превышающих установленный лимит. Основанием для наложения ответственности в соответствии со ст. 15.1 КоАП России для налогового инспектора чаще всего служит вывод, что средства из кассы были выданы неправомерно, а значит, должны оставаться в кассе. При превышении лимита излишки наличности должны в тот же день быть сданы в банк. Существует неблагоприятная для налогоплательщиков судебная практика, основанная на таких выводах (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 06.05.2013 № 09АП-11841/2013-АК).
  • Порядка соблюдения кассовой дисциплины в целом.

Но есть и положительная для налогоплательщиков практика, благодаря которой ясно, что не все судьи усматривают необходимость наложения ответственности за такие нарушения кассовой дисциплины, как отсутствие документов на подотчет (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 13.05.2013 № 09АП-10884/2013).

В то же время, если есть существенные (по мнению налоговиков) нарушения кассовой дисциплины, такие как отсутствие указаний о сроках выдачи средств под отчет, судьи обычно принимают сторону работников налоговой службы (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 06.03.2013 № 09АП-2451/2013).

Для того чтобы избежать наложения штрафа (если проверка уже началась), можно воспользоваться своим правом и предоставить затребованные документы на следующий день (п. 31 регламента, утвержденного приказом Министерства финансов от 17.10.2011 № 133н). За этот день директор может оформить отсутствующие бумаги на выдачу подотчета, а кассир подколоть их к соответствующим РКО.

Исправлять подобного рода ошибки следует лишь за последние 2 месяца, ведь в соответствии с п. 1 ст. 4.5 КоАП срок давности для наложения административной ответственности составляет 2 месяца от даты совершения нарушения.

Ознакомьтесь так же:  Приказ 344 н

Больше информации об ответственности за нарушение кассовой дисциплины — в нашей статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

ВАЖНО! Если подотчетные средства перечисляются на платежную карту (зарплатную, корпоративную), заявление от подотчетника или распорядительный документ, по мнению финансового ведомства РФ, также необходимо. Об этом говорится в письме Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.

Где найти образец заявления на подотчет директору

Для того чтобы облегчить работу бухгалтерии и сократить затраты времени персонала на оформление документов на выдачу средств под отчет, полезно заготовить на предприятии их бланки.

С образцом заявления можно ознакомиться на нашем сайте.

При выдаче средств под отчет из кассы предприятия оформляется РКО, основанием для выписки которого является письменное заявление подотчетного лица или распорядительный документ. При выдаче наличных средств из кассы предприятия под отчет директору полностью соблюдается порядок, установленный указанием № 3210-У, которым какие-либо исключения для соблюдения кассовой дисциплины директором не предусмотрены.

Отсутствие всех необходимых документов для оформления подотчета налоговые инспекторы могут трактовать как нарушение кассовой дисциплины, которое карается наложением штрафа в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ. Однако правомерность такой трактовки они будут обязаны доказать в суде.

Подотчет директору

Выдача денег подотчет начинается с оформления заявления подотчетника и проставления на нем разрешительной визы директора (лица, уполномоченного директором принимать решения о расходовании денег из кассы). В заявлении указываются сумма и срок, на который должны быть выданы наличные. Оформлять такие заявления необходимо для соблюдения порядка ведения кассовых операций.

Но когда деньги из кассы должен получить подотчет сам директор, он вместо заявления на выдачу в подотчет издает распоряжение о выдаче ему денег из кассы (так как он не может написать заявление самому себе). Распоряжение полностью заменяет заявление, поскольку содержит все обязательные данные: кому, сколько и на какой срок должны быть выданы наличные, подпись руководителя и дату.

Оформление распоряжения о выдаче денег подотчет директору

Все поля, включая даты и суммы, могут быть заполнены на компьютере до распечатки распоряжения. После директор просто его подпишет. Подписи главбуха (бухгалтера) или кассира на распоряжении не нужны.

Образец распоряжения на выдачу наличных под отчет

Выдача денежных средств в подотчет

Заявление не обязательно

Сразу скажем, что необходимое раньше заявление о выдаче денежных средств подотчет, образец которого можно посмотреть ниже, с 19 августа 2017 года писать не обязательно. Понятно, что в 2018 году действует тоже правило.
Образец заявления по ссылке.

Напомним, что до внесения изменений в действующее законодательство выдача денежных средств под отчет производилась только после того, как сотрудник передавал в бухгалтерию или отдел кадров заявку на выдачу денежных средств подотчет, в которой требовалось указать необходимую сумму, а также пояснить, на какие цели она будет потрачена.

Однако с лета 2017 года порядок выдачи денежных средств в подотчет был изменен. Поправки предусмотрены Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У. Теперь выдать сотруднику деньги можно без его заявления. Для выдачи денег нужен только приказ о выдачи денежных средств подотчет. Образец приказа о выдаче подотчетных сумм в 2018 году выглядит так:
Образец приказа по ссылке .

Несмотря на то, что заявление на выдачу денежных средств подотчет больше не относится к обязательным бланкам, его можно продолжать использовать в документообороте организации. Ведь использование этого документа вполне логично. Например, на заявлении руководитель организации ставит положительную или отрицательную резолюцию. Поэтому заявка на выдачу денежных средств подотчет имеет право на существование даже после летних изменений законодательства.

С 19 августа деньги под отчет можно выдавать не только по письменному заявлению, но и на основании так называемого распорядительного документа юридического лица или индивидуального предпринимателя. Что представляет собой распорядительный документ? Об этом сообщил Центробанк в письме от 06.09.17 № 29-1-1-0Э/20642.

Разъясняется, что при подготовке распорядительного документа необходимо руководствоваться перечнем документов, отнесенных к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, которая включена в Общероссийский классификатор управленческой документации 0К 011-93.

Распорядительный документ должен содержать следующие сведения:

  • фамилию, имя и отчество (при наличии) подотчетного лица;
  • суммы наличных денег;
  • срока, на который они выдаются;
  • подпись руководителя;
  • дату и регистрационный номер документа.

При этом отмечается, что распорядительный документ оформляется на каждую выдачу наличных денег.

Если деньги выдаются на основании заявления подотчетного лица, в тексте такого заявления должны быть отражены:

  • сумма наличных денежных средств;
  • срок выдачи.

Руководитель должен согласовать выдачу денег и проставить на заявлении свою подпись и дату (подпункт 6.3 Указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У).

Выдача денег директору

Традиционно много вопросов вызывает выдача денежных средств подотчет директору. Сразу скажем, что никаких ограничений на размер подотчетных сумм и срок выдачи денег в действующем законодательстве нет. Как руководителю организации, так и рядовому сотруднику можно выдать столько денег, сколько требуется в зависимости от обстоятельств.

Добавим, что выдача наличных денежных средств в подотчет никак не связана с предельным размером расчета наличными – 100000 рублей по одной сделке. Данное ограничение действует только при расчетах с другими организациями и индивидуальными предпринимателями (п. 5, 6 указания ЦБ РФ от 07.10.2013 №3073-У).

Довольно распространенной является выдача денежных средств в подотчет учредителю. Однако такая практика является методологически неверной. Дело в том, что в целях соблюдения кассовой дисциплины работником считается человек, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор (п. 5 и 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Поэтому основание для выдачи денежных средств подотчет учредителю, не являющемуся работником организации или «гэпэдэшником», выполняющим для компании работы (оказывающим услуги), отсутствует.

Дополняем положение о выдаче подотчетных сумм

После то как выдача денежных средств в подотчет в 2017 году претерпела изменения, нужно не забыть подкорректировать соответствующий локальный акт организации, регулирующий данную сферу. Обычно это Положение о выдаче денежных средств подотчет. Специально для читателей наши специалисты подготовили образец нового положения (с учетом поправок 2017 года), действующий в 2018 году.
Образец положения по ссылке.

Не забываем про бухгалтерскую отчетность

Не мало вопросов при заполнении бухгалтерской отчетности вызывает выдача под отчет. Статья движения денежных средств в данном случае – 4121 «поставщикам (подрядчикам) за сырье, материалы, работы, услуги». Ведь по данной сроке отражаются суммы оплаты, произведенной поставщикам, в том числе, через подотчетных лиц.

Все поступления и платежи организации, а также остатки денежных средств на начало и конец отчетного периода отражаются в отчете о движении денежных средств, утвержденном приказом Минфина России от 02.07.2010 №66н. Данный отчет сдается в составе годовой бухгалтерской отчетности.

В свою очередь, суммы, возвращенные в кассу подотчетниками, отражаются по строке 4119 «Прочие поступления».

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Директор не отчитывается по подотчетным суммам

У нас удерживать есть с чего (правда там копейки и все же есть), но приказа на удержание Директор не даст (сам на себя) и письменного согласия от него тоже я не получу. Как мне быть. так и оставить висеть до проверок налоговой на сч 73 такие суммы. или может их нужно было на сч 71 оставить и не перекидывать на сч73.

Ознакомьтесь так же:  Требования по замене водительских прав

Здравствуйте! В корне не согласен с Вашими действиями по списанию с 71 на 73 счет без приказа об удержании по подотчетным суммам. Если учет ведете в программе, то остаток расчетов на 71 счете за предыдущий а\отчет выводится во вновь представленном а\отчете. Таким образом контролируется общая задолженность по подотчетным суммам на этого работника. Когда директор утверждает а\отчет, он видит эти данные и утверждает их. Так как перечисление поотчетных сумм осуществляется в безналичном порядке,то правила установленные Указаниями Банка России №3210-У «О порядке ведения кассовых операций» на эти операции не распространяются. Осуществление операций по перечислению подотчетных сумм в безналичном порядке и порядок их проведения должны быть урегулированы ЛНА организации,а также срок в который должен отчитаться работник.. Вы осуществили серьезную ошибку отнеся суммы на 73 счет,так как в а\отчетах должна быть отражена вся сумма находящаяся в данный момент в подотчете у работника.И соответствовать данным ОСВ по 71 счету. Исправляйте ошибку. И утверждая новый а\отчет директор должен видеть всю сумму остатка подотчетных средств. Утверждая а\отчет ответственность несет директор организации.
Выскажу сугубо свое личное мнение, но в случае безналичного перечисления подотчетных сумм, условие полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме денег может не соблюдаться,если это прямо не предусмотрено соответствующим ЛНА организации о порядке выдачи и расходовании денег в подотчет.
Например у меня в приказе: Приказываю:
1. Выдавать сотрудникам ООО «Колосок» денежные средства под отчет путем безналичного перечисления с расчетного счета на банковскую карточку подотчетного лица и из кассы.
2. Утвердить следующий список сотрудников ООО «Колосок», имеющих право на получение денежных средств под отчет, цели расходования подотчетных средств, максимальный размер выдаваемых под отчет денежных средств, срок выдачи подотчетных средств:

-Генеральный директор Иванов Иван Иванович-на расчеты с поставщиками и подрядчиками, на хозяйственные расходы, на командировочные расходы,- размер средств выдаваемых в под отчет не ограничен, на срок не более 60 дней.
Отсюда следует, что с момента перечисления с р\счета в подотчет авансовый отчет должен быть представлен в течение 60 дней. Если в течение этого срока а\отчет не представлен и нет других а\отчетов по этому сотруднику в течение этого периода, то тогда возникает НДФЛ и страховые взносы с суммы остатка в подотчете. Если в этот период а\отчеты предоставлялись, то срок предоставления а\отчета выполнен. Указаний на то что должно быть полное погашение подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме денег у меня в приказе нет. Данное положение распространяется только на кассовые операции. В случае с этим приказом, суммы в подотчет наличными деньгами из кассы не могут быть выданы,пока есть остаток подотчетных сумм.

Приказ на выдачу денег в подотчет образец 2018 года

Одним из важных документов при выдаче подотчетных денег является приказ руководителя. Правильно составленный приказ позволит обезопасить компанию от претензий налоговых органов. В статье подробно рассмотрим как составить приказ на выдачу подотчетных сумм в 2018 году.

Порядок оформления выдачи подотчетных сумм

С обновлением Центробанком указаний по ведению кассовых операций выдача подотчетных средств теперь ведется по новым правилам. С 19 августа 2017 года для выдачи подотчетной суммы можно составить только приказ, без написания заявления от сотрудника. Однако, организации не обязаны отменять установленные ранее правила. Если для компании удобно применять заявления, то она вправе их оставить (Читайте также статью ⇒ Деньги в подотчет в 2018 (кому, на что, оформление)).

Как составить приказ на выдачу суммы под отчет

Новая редакция Указаний Банка России не содержит информацию о том, какими именно документами нужно оформить распоряжение на выдачу подотчетных средств. Налоговые органы поясняют, что в таким документом должен быть приказ руководителя.

Рассмотрим как оформить приказ, чтобы избежать ненужных споров в налоговыми органами.

Составить приказ нужно в свободной форме. Однако содержать он должен четко сформулированную, а не «размытую» информацию. Если информация будет представлена в неточном виде, то организацию могут привлечь к административной ответственности за неправильное ведение кассовых документов. Штраф при этом составит 50 000 рублей. Помимо этого сотруднику на подотчетные средства могут начислить НДФЛ, если проверяющие налоговые инспекторы посчитают выданные денежные средства за доход работника.

Важно! «Размытые» формулировки в приказе на выдачу подотчетных сумм могут привести к штрафу в 50 000 рублей за нарушение правил хранения наличных денежных средств.

Приказ на выдачу суммы в подотчет должен содержать следующую информацию:

  • Дата документа и его номер;
  • ФИО работника, которому выдаются денежные средства в подотчет;
  • Сумма подотчетных средств;
  • Срок, на который выдаются денежные средства;
  • Подпись руководителя.

При перечислении денежных средств под отчет на карту сотруднику в приказе также потребуется указать реквизиты карты. Кроме того, следует указать срок, в течение которого подотчетный сотрудник должен принести в бухгалтерию авансовый отчет, то есть отчитаться по выданным средствам. Как правило на это выделяют 3 рабочих дня, после того, как истечет срок, на который были выданы деньги, либо с момента выхода сотрудника после командировки на работу. По рекомендации налоговиков в приказе лучше ставить конкретную дату для авансового отчета (Читайте также статью ⇒ Авансовый отчет АО-1. Как заполнить в 2018 году).

Отдельно стоит рассмотреть отчет по подотчетным суммам, перечисляемым на карту работника. На эти деньги Указания Центробанка не распространяются, так как они не относятся к «кассовым» операциям. Однако это не означает, что срок предоставления авансового отчета сотрудником может быть неопределенным. Он может отличаться от установленного трехдневного срока для выдачи наличных денег из кассы и составлять, например, 5 рабочих дней. При этом этот срок должен быть прописан в Положении о выдаче подотчетных средств, а также указан в приказе на выдачу этих денег.

Важно! Денежные средства в подотчет можно перечислить не только на зарплатную карту сотрудника, но и на его личную карту.

Приказ также можно оформить одновременно на несколько работников, а также на несколько сумм. Однако, согласно Указаниям Банка России приказ должен оформляться на каждую выдачу. Это означает, что выдавая в один день нескольким сотрудникам подотчетные деньги, составить можно один приказ. Но по каждому подотчетному лицу указывается ФИО, сумма и дата и фиксируется это в отдельной строке.

Приказ представляет собой распорядительный документ руководителя, поэтому подписывает его директор организации (Читайте также статью ⇒ Бухгалтерский счет 71. Учет расчетов с подотчетными лицами).

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *