Пакет документов на предприятии

Содержание:

Пакет документов предприятия;

Работа предприятия может начаться только после оформления учредительных и организационно-правовых документов. Они необходимы для регистрации предприятия в различных органах государственного контроля и получения лицензии, свидетельства об аккредитации, о регистрации и т.п. Устав предприятия готовится предварительно. Он регистрируется в органах муниципального управления (чаще в налоговой инспекции города, района). На основе устава открывается расчётный счёт в банке, заказывается печать, разрабатываются внутренние организационные документы. К ним относятся:

· Правила внутреннего распорядка

· Положения о работе структурных отделов

· Должностные и рабочие инструкции

· Регламенты коллегиальных видов работ

При начале работ руководитель предприятия издаёт ряд приказов необходимых для фиксации правовых основ управления предприятием. К ним относят приказы:

1. О вступлении в должность руководителя

2. О функции управления предприятием и оплате труда

3. О разграничении полномочий

4. О материальной ответственности работников

5. О возмещении расходов работникам предприятия

6. О предоставлении права подписи на документах

7. Об утверждении штатного расписания

8. О символике предприятия

9. О делопроизводстве на предприятии

10. О представительских расходов работников

11. О бартерных операциях предприятия

12. О специализированных сметах по производственной и торговой деятельности

13. Об учётной политике предприятия

14. Об установлении норм износа

15. Об установлении режима работы предприятия

16. О введении Номенклатуры дел предприятия

При отсутствии такого комплекта распорядительной документации работа предприятия будет сведена к постоянному поиску ответственных исполнителей, созданию конфликтной обстановки среди персонала, перекладыванию ответственности на непричастных к этому лиц.

Особое место занимает регулярно проверяемая органами госконтроля документация бухгалтерии. Поэтому её документации необходимо уделить особое внимание. Основу документационного регулирования необходимо вести через канцелярию предприятия или лицо, на которое возложены эти функции. При малочисленном составе персонала и работников управления эти функции можно возложить на главного бухгалтера, заведующего архивом или секретаря директора. Все эти должностные лица должны иметь в приложении к диплому о профессиональном образовании положительную оценку об изучении ДОУ.

Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

Учет труда и заработной платы в организации ведется на основании первичных документов, формируемых в кадровой службе. Плохо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе, как бухгалтерии, так и всей организации. Следствием этого является несвоевременность оплаты труда сотрудников, больничных листов, несвоевременная подготовка документов для представления в государственные социальные органы. В результате происходит снижение финансовых показателей предприятия в целом.

Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда (Рострудинспекции), так и органы Федеральной налоговой инспекции. Государственный инспектор может прийти в офис любой организации независимо от формы собственности и потребовать документы, касающиеся кадрового учета, и иные обязательные и имеющиеся в организации внутрифирменные положения и приказы (Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»).

Документирование деятельности службы кадров охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам, и решает следующие кадровые управленческие задачи:

● организация труда работников;

● заключение трудового договора и прием на работу;

● перевод на другую работу;

● предоставление работникам отпусков;

● наложение на работников дисциплинарных взысканий;

● ведение штатного расписания;

● учет использования рабочего времени;

● привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;

● оформление служебных командировок;

● прекращение трудового договора и увольнение с работы.

Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности, приведен в приложении. В нем также указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность работодателя вести те или иные кадровые документы, и сроки их хранения (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000, в ред. от 27.10.2003).

Организация труда работников осуществляется путем принятия (утверждения руководителем организации либо уполномоченным им должностным лицом) локальных нормативных актов. У каждого работодателя в обязательном порядке должны иметься правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных. Другие локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, нормировании труда, премировании и материальном стимулировании, аттестации и пр., принимаются при необходимости.

Коллективный договор (соглашение) носит рекомендательный характер, так как заключается по соглашению сторон (гл. 7 ТК РФ). Ведение личных дел работников носит рекомендательный характер для частных компаний. Обязанность работодателя вести личные дела распространяется на служащих государственных организаций в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № ФЗ-79 «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Для удобства можно порекомендовать все же формировать личные дела либо личные папки, а порядок их формирования закрепить в локальном нормативном акте организации, утвержденном руководителем.

В личное дело (личную папку) работника можно включить копии документов, которые требуются при приеме на работу (паспорт, военный билет, свидетельство о присвоении ИНН, пенсионное страховое свидетельство, свидетельство о браке, свидетельство о рождении детей — для предоставления льгот по подоходному налогу; документы об образовании и т.п.) и впоследствии все основные документы, создаваемые в период трудовой деятельности работника, которые характеризуют его трудовую деятельность (заявления о переводе на другую работу, заявление об увольнении, характеристики, документы о повышении квалификации, копии приказов о приеме, переводе, увольнении и др.).

Кроме того, у работодателя должны быть следующие документы по охране труда:

● инструкции по охране труда по профессиям;

● журнал проведения инструктажа (ознакомления с инструкциями);

● журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и другие.

Данные документы могут храниться в кадровой службе предприятия, если в организации нет отдельной службы по охране труда, или в канцелярии.

Обратите внимание

В соответствии с подп. «а» ч. 1 ст. 356 ТК РФ федеральная инспекция труда осуществляет государственный надзор и контроль за соблюдением работодателями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов. Федеральная инспекция труда вправе направить в установленном порядке в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, правоохранительные органы и в суды исковые требования и иные материалы по фактам нарушений законодательства о труде и охране труда, вплоть до приостановки деятельности фирм, на которых выявлены нарушения (ст. 3.12. КоАП).

Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности. За нарушение законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов, неправильное ведение кадровой документации или отсутствие таковой законодателем предусмотрено наложение административного штрафа: на должностных лиц – от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц – от 30000 до 50000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток, а повторно — влечет дисквалификацию должностного лица (ст. 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 и 14.23 КоАП).

ПРИЛОЖЕНИЕ

Перечень кадровых документов, обязательных для организации

Перечень необходимых документов при проведении плановой проверки Росприроднадзора

Должностному лицу представляются:

Документы, определяющие статус организации – устав, учредительный договор, свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ, информационное письмо об учете в ЕГРПО (коды ОКПО, ОКАТО, ОКОНХ), свидетельство ИНН, лицензии, штатное расписание, банковские реквизиты, приказ о назначении руководителя организации, для граждан и индивидуальных предпринимателей – копию паспорта.

  1. Перечень объектов недвижимости, находящихся в хозяйственном ведении организации
  2. Свидетельство о государственной регистрации права собственности на недвижимое имущество, находящееся в собственности юридического лица, или договоры аренды недвижимого имущества
  3. Правоустанавливающие документы на земельные участки, находящиеся в хозяйственном ведении
  4. Поэтажный план БТИ
  5. Информационная справка о наличии арендаторов с указанием видов деятельности и условий аренды (порядок утилизации отходов, осуществление иных природоохранных мероприятий)
  6. Приказ о назначении ответственного лица за проведение производственного экологического контроля и документы об организации экологической службы предприятия (если такая имеется)
  7. План природоохранных мероприятий на год
  8. Документы (свидетельства о повышении квалификации, удостоверения) о подготовке и аттестации руководителей и специалистов общехозяйственных систем управления и экологических служб в области охраны окружающей среды и обеспечения экологической безопасности
  9. Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля
  10. Расчет платы за негативное воздействие на окружающую среду, в т. ч. платежные поручения или иные бухгалтерские документы, подтверждающие своевременность перечисления платы за негативное воздействие на окружающую среду
  11. Проект нормативов образования отходов и лимитов на их размещение или отчетность об образовании, использовании, обезвреживании, о размещении отходов, представленная в уполномоченные органы исполнительной власти в уведомительном порядке
  12. Лимиты на размещение отходов производства и потребления
  13. Лицензия на деятельность по сбору, использованию, обезвреживанию, транспортированию и размещению опасных отходов I-IV классов опасности
  14. Документы (свидетельства, сертификаты) на право работы с опасными отходами I-IV классов опасности
  15. Паспорта опасных отходов, оформленные на отходы I-IV классов опасности
  16. Лабораторные измерения по подтверждению отнесения отходов к классам опасности для окружающей природной среды
  17. Документы, подтверждающие профессиональную подготовку лиц, допущенных к обращению с опасными отходами
  18. Договора на вывоз и утилизацию отходов производства и потребления
  19. Талоны с полигонов ТБО, а также акты о сдаче отходов на переработку или утилизацию
  20. Журналы учета движения и обращения с отходами
  21. Отчет по форме 2-ТП (отходы) (сведения об образовании, использовании, обезвреживании, транспортировании и размещении отходов производства и потребления за год), если произошло изменение производственного процесса, то вместе с отчетом предоставляется пояснительная записка в произвольной форме)
  22. Технический отчет о неизменности производственного процесса, используемого сырья и образующихся отходах за год ( вместе с балансом массы отходов)
  23. Документы, подтверждающие предоставления сведений в Сводном кадастре отходов производства и потребления г. Москвы
  24. Материалы инвентаризации выбросов вредных (загрязняющих) веществ в атмосферный воздух
  25. Проект нормативов ПДВ
  26. Разрешение на выброс загрязняющих веществ
  27. План-график производственного лабораторного контроля за соблюдением нормативов ПДВ на год
  28. Данные о проведении производственного контроля за соблюдением установленных нормативов выбросов на источниках (инструментальный контроль соблюдения установленных нормативов ПДВ на источниках выбросов в соответствии с планом-графиком производственного контроля, согласованным в составе проекта ПДВ, протоколы количественного химического анализа, проверка соответствия периодичности контроля, установленной в нормативах ПДВ
  29. План снижения выбросов загрязняющих веществ в атмосферный воздух и отчет о ходе выполнения плана в целях достижения ПДВ – проверяется в случае невозможности соблюдения нормативов ПДВ
  30. Договор со специализированной лабораторией на проведение замеров на источниках выбросов загрязняющих веществ в атмосферный воздух с приложением заверенных печатью копий аттестатов аккредитации лабораторий, выполняющих исследования проб
  31. Отчет по форме №2-ТП (воздух) с приложениями: сведения о выбросах вредных веществ автотранспортом, данные о количестве топлива, израсходованного передвижными источниками; если произошло изменение производственного процесса, то вместе с отчетом предоставляется пояснительная записка в произвольной форме
  32. Документы, подтверждающие внесение приборов (контрольно-измерительной аппаратуры) в государственный реестр и их своевременную поверку и калибровку
  33. Договор с ГУП «Мосводосток» на прием и отведение поверхностных сточных вод предприятия – 1, декларация -2
  34. Договор с МГУП «Мосводоканал» на подачу питьевой воды и отведение сточных вод предприятия
  35. Нормативы допустимых сбросов веществ и микроорганизмов в водные объекты для водопользователей
  36. Разрешение на сброс загрязняющих веществ в водный объект со сточными водами
  37. Решение о предоставлении водного объекта в пользование для сброса сточных и дренажных вод
  38. Лимит водоотведения в поверхностный водный объект
  39. План-график отбора проб и производства анализов по контролю сточных вод
  40. Копии аттестатов аккредитации лабораторий, выполняющих лабораторные исследования проб воды
  41. Журналы первичного учета по использованию воды по форме ПОД-11,12,13
  42. Свидетельства о поверке средств измерений, используемых для учета объема сброса сточных или дренажных вод
  43. Балансовая схема водоснабжения и водоотведения с указанием и нумерацией мест измерения забора и сброса воды и точек передачи ее другим потребителям
  44. Отчет по форме № 2-ТП (водхоз) – сведения об использовании воды за год
  45. Результаты (протоколы) проведения производственного экологического лабораторного контроля
  46. Проектные данные очистных сооружений
  47. Документы, подтверждающие проведение регламентных работ на очистных сооружениях и ливневых сетях
  48. Документы, подтверждающие вывоз осадка и фильтрующей загрузки очистных сооружений
  49. План водоохранных мероприятий по достижению норм допустимого сброса загрязняющих веществ, поступающих в водный объект со сточными водами
  50. Общий журнал ухода за зелеными насаждениями
Ознакомьтесь так же:  Компенсация за детский сад военнослужащим в 2018 году

Охрана труда на предприятии: документы и их учет

Документы по охране труда в организации

Из этой статьи вы узнаете, что входит в пакет документов по охране труда на крупных и небольших предприятиях, у ИП, какие документы проверяют при проверках охраны труда.

Все работы, которые выполняют службы охраны труда в любой организации, отображаются в документации.

Работники, которые трудятся в крупных или маленьких, государственных или частных организациях, а также у ИП, имеют одинаковые права на безопасный труд. Поэтому основной комплект документов по охране труда (список) един для всех предприятий. В зависимости от специфики деятельности, одни направления будут проработаны более подробно, другие – менее. Например, в школе инструкций по ведению особо опасных работ будет гораздо меньше, чем на машиностроительном заводе.

Из чего состоит комплект документов по охране труда?

Документы по охране труда на предприятии – это:

• приказы,
• журналы,
• инструкции,
• карточки
• положения,
• программы,
• протоколы,
• списки и др.

В них отображается организация:

• всех видов обучения по ОТ;
• допуска персонала к выполнению работ;
• контроля состояния оборудования,
• медосмотров;
• паспортизации условий труда;
• работы службы ОТ предприятия;
• снабжения спецодеждой, СИЗ, обеспечения коллективной защитой, моющими веществами;
• сотрудничества с подрядчиками.

Пакет документов по охране труда, который должен быть в любой организации

Обязательно посмотрите 7-ми минутное видео Анатолия Терентьева, в котором он объясняет, какие основные документы должны быть на любом предприятии.

Требования к форме хранения документов по охране труда

Анатолий Терентьев отвечает на самый часто задаваемый вопрос: «Можно ли хранить документацию по ОТ только в электронном виде?»

Охрана труда на предприятии: документы для работы специалиста по ОТ

Чтобы организовать работу службы ОТ предприятия, нужны:

1. Приказы о:
• создании службы ОТ. Эти обязанности могут исполнять: 1 профильный специалист, коллектив профильных специалистов, обученный сотрудник из числа ИТР или сторонний специалист;
• назначении ответственных лиц;
• утверждении перечня инструкций по ОТ, их вводе в действие;
•формировании комиссии по ОТ;

2. Положения о:
• бирочной системе;
• организации особо опасных работ;
• ступенчатом контроле состояния ОТ;
• работе уполномоченных трудового коллектива;
• разработке инструкций по ОТ;
• работе системы управления ОТ;

3. Инструкции по ОТ во время выполнения разных работ и для профессий, которые предусмотрены в штатном расписании;

4. Журналы:
• выдачи инструкций;
• регистрации инструкций, нарядов-допусков, проверок контролирующих органов, вышестоящих организаций;
• учета несчастных случаев (НС): связанных, не связанных с производством, бытовых;
• учета профессиональных заболеваний (ПЗ);

5. Перечень работ, связанных с повышенной опасностью;

6. Планы:
• проверок по подразделениям предприятия;
• работы службы ОТ на отчетный период (месяц, квартал, год);

7. Акты расследования всех НС и ПЗ.

Перечень документов по охране труда в организации для обучения

Чтобы организовать обучение по требованиям законодательства, специалисту по ОТ понадобятся:

1) Приказы о:
а) организации обучения и проверки знаний по ОТ;
б) освобождении от первичного и повторных инструктажей лиц, работа которых не связана с обслуживанием механизмов, оборудования, др.;
в) создании комиссии (комиссий) по проверке знаний;

2) Положения об:
обучении и проверке знаний по ОТ;

3) Программы обучения с контрольными вопросами для:
ИТР;
каждой рабочей профессии;
по видам работ;

5) Программы инструктажей: вводного и проводимых руководителями работ;

6) Журналы регистрации:
инструктажей – вводного и проводимых руководителями работ. Обычно они хранятся у лиц, которые их проводят;
присвоения 1 группы по электробезопасности работникам, которые не относятся к электротехническому персоналу.

Должны быть и активно использоваться стенды, плакаты, знаки безопасности.

Документы охраны труда на предприятии для учета условий труда работников

В перечень документов по охране труда в организации, регулирующих состояние условий труда работников, входят:

• приказ об организации медосмотров;
• документация по санитарно-бытовому обслуживанию работников;
журнал по учету защитных средств;
личные карточки учета выдачи спецодежды;
отчеты о проведении специальной оценки условий труда;
паспорта санитарно-технического состояния рабочих мест, участков, цехов и т. д.;
перечень спецодежды, СИЗ для каждой профессии;
перечни профессий и лиц, которым бесплатно выдаются молоко, моющие средства;
перечни профессий, представители которых должны проходить предварительные, периодические, предсменные медосмотры;
положение об обеспечении работников предприятия спецодеждой, СИЗ, молоком, моющими средствами;
приказы о внедрении мероприятий, рекомендованных по результатам аттестации и паспортизации рабочих мест.

Перечень документов по охране труда в организации, которая эксплуатирует оборудование

В пакет документов по охране труда, связанных с эксплуатацией оборудования, входят:

• журналы учета поверок электрифицированного инструмента, такелажа, кранового, сварочного и другого оборудования;
• журналы учета проверок огнетушителей;
паспорта оборудования, сертификаты соответствия для оборудования иностранного производства;
протоколы поверок электрифицированного инструмента, такелажных приспособлений, сварочного и другого оборудования.

Комплект документов по охране труда при работе с подрядными организациями

Если ваше предприятие планирует работать с подрядчиками, включите в пакет документов по охране труда:

• график проверок состояния охраны труда объектов, на которых работают подрядные организации;
положение о работе с подрядными организациями по вопросам ОТ: требования к персоналу подрядных организаций, который будет работать с принадлежащим предприятию оборудованием, выполнять ремонты; порядок допуска персонала подрядчиков на территорию предприятия; порядок выдачи нарядов-допусков и др.;
порядок согласования проектов организации работ, которые будут выполнять подрядные организации.

Проверка охраны труда: какие документы проверяют?

То, какие документы проверяют при проверках охраны труда, зависит от цели проверки. Вполне вероятно, что инспектор по труду сосредоточится на журналах учета несчастных случаев, актах расследования, карточках выдачи спецодежды, паспортизации условий труда и инструктажах. Специалисты по электрохозяйству, грузоподъемному оборудованию или котлонадзору будут проверять «свои» документы. Поэтому лучший способ обезопасить работников, защитить работодателя и себя от ответственности – это правильно организовать документооборот службы ОТ и ежедневно работать строго по требованиям отечественного законодательства. Если так получилось, что проверка на носу, а новоназначенный специалист только начинает организовывать охрану труда, лучше начинать с оформления документации непосредственно по работе службы ОТ, обучения и выдачи спецодежды, СИЗ.

В этой статье приведен основной перечень документов для каждого специалиста по ОТ, который занимается обучением, медосмотрами, контролирует состояние условий труда, исправность оборудования, а также работает с подрядчиками.

В соответствии с требованиями Роспотребнадзора (СЭС, ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии»). Гарантия

Документы в Роспотребнадзор/сэс при ПРОВЕРКЕ и ОТКРЫТИИ 2018. Официально. По Закону!

ПОМЕЩЕНИЕ и ДОКУМЕНТЫ должны удовлетворять нормам СанПиН и санитарному законодательству России

700 клиентов в 2017-ом году!

Все документы в 1-ой компании! Звоните!

Ознакомьтесь так же:  Образец заявления на проведение митинга

15 лет успешной работы (2003 — 2018 гг.) в Ваших интересах!
Более 10 000 клиентов за историю нашей компании от малого бизнеса до крупного:

(499) 110-91-64 — Москва, ул. Касаткина, 11 (09:00 — 19:30) Звоните!
(812) 407-22-64 — Санкт-Петербург, Синопская наб., д. 22 (09:00 — 19:30) Звоните!
(861) 206-76-64 — Краснодар (09:00 — 19:30) Звоните!
(343) 385-58-64 — Екатеринбург (09:00 — 19:30) Звоните!
(345) 257-91-64 — Тюмень (09:00 — 19:30) Звоните!
(843) 500-52-64 — Казань (09:00 — 19:30) Звоните!
(831) 266-06-64 — Нижний Новгород (09:00 — 19:30) Звоните!
Электронная почта: [email protected]

Список документов ОРГАНИЗАЦИИ ПРОИЗВОДСТВА по требованию Роспотребнадзора (СЭС, ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии»)

Открываете или ждете проверку своего производства?

Узнайте требования Роспотребнадзора (СЭС) к помещениям и территории производства любой деятельности! Звоните!

Все документы для организации пищевого, химического, промышленного производства в 1-ой компании:

Пакет документов производственной деятельности
19 900 руб. / 3 дня
* Включены ВСЕ основные документы + журналы + СанПиНы + консультации + гарантия!
* Все города России!
* Официально. Быстро. По Закону!
* Не включён аудит (проверка помещения производства под СЭС)

— Журналы обязательного ведения (заполнения). Всегда в наличии. Заполним! — 9 000 руб. / 1 месяц заполнения / ВСЕ журналы;
* При увеличении сроков заполнения стоимость будет снижена!

Базовые нормативы по регламенту создания производственных мощностей, размещения оптовых / розничных складов пищевого, химического и любого промышленного производства в России:

— СП 3238-85 «Санитарные правила для предприятий мясной промышленности»;
— СаНПин 2.2.1/2.1.1.1200-03 «Санитарно-защитные зоны и санитарная классификация предприятий, сооружений и иных объектов»;
— СП 2.3.6.1079-01 «Санитарно-эпидемиологические требования к организациям общественного питания, изготовлению и оборотоспособности в них пищевых продуктов и продовольственного сырья»;
* Уважаемые специалисты! Список сокращён. Для определения точных требований, просим обращаться по телефонам:

(499) 110-91-64
открыть производство при помощи личного менеджера в Москве (Москва, ул. Касаткина, 11)

(812) 407-22-64
открытие производства в Санкт-Петербурге (Санкт-Петербург, Синопская наб., д. 22)

Разрабатываем и оформляем документацию по требованию санитарно-эпидемиологического законодательства (соответствие требований Роспотребнадзора, ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии», СЭС, общественных организаций) к организации любого профиля производства (пищевое [в т.ч. кейтеринг], химическое, промышленное) по всей России. Документы актуальны при проверках и открытии по основным санитарным правилам и нормам, ФЗ.

Работаем по всей России!

Ждем Вашего звонка!

E-mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. , This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Документы, которые должны быть у ООО

Коллеги, добрый день!

Так уж получилось, что я с детства люблю «расставлять всё по полочкам» и фигурально выражаясь, и в самом прямом смысле слова. Поэтому моим любимым развлечением на каждом новом месте работы было упорядочение имеющейся документации. И, судя по благополучно пройденным проверкам, получалось это неплохо.

Составить список абсолютно всех документов, которые могут оказаться обязательными в тех или иных ситуациях, – невозможно. Но перечислить основные документы вполне реально, и, думаю, такой список подойдет для большинства компаний.

Корпоративные документы

  1. Копия Устава со всеми изменениями и дополнениями или копия действующей редакции Устава (обязательно с печатью налогового органа)
    Как учили нас в университете «Устав – это своя маленькая конституция». Он обязательно должен быть. А если «потерялся», то нужно сразу бежать в налоговую за копией, потому что без него ни один уважающий себя нотариус ничего не будет заверять: ни доверенность от юр. лица, ни унифицированную форму за подписью директора. Что касается предыдущих редакций устава ООО, то их тоже желательно хранить. Но я на таких уставах помещала надпись «не действует в связи с принятием новой редакции от …». В организациях с более чем 20-летней историей, причем историей наполненной событиями, это простое действие помогало избежать регулярного повторения увлекательного квеста «найди действующую редакцию устава».
  2. Учредительный договор или Договор об учреждении.
    Один из самых странных документов в списке, потому что он «вроде бы есть, а вроде и нет». Юридически этот договор хотя и вышел из списка учредительных документов, но всё ещё существует. Когда учредители создают своё ООО, они в соответствии со статьей 89 ГК РФ должны заключать такой договор. Но, во-первых, при регистрации этот договор никому кроме учредителей не нужен (а часто и им самим он не очень-то и нужен). Во-вторых, этот договор в подавляющем большинстве случаев просто дублирует информацию, которая уже есть в протоколе о создании. В-третьих, договор об учреждении и после регистрации никому не нужен – его даже банки не запрашивают для открытия счета. Но быть он должен. Хотя я знаю много вполне благополучных обществ, где его никогда и не было… Но мы здесь плохому не учим, поэтому быть он должен.
  3. Протокол или решение о создании ООО
  4. Все протоколы общих собраний и решения единственного участника за всю жизнь общества
    Протоколы/решения обязательно хранить все, но самым часто используемым будет протокол/решение об избрании действующего руководителя ООО, т.к. его регулярно будут запрашивать нотариусы. Поэтому его лучше либо иметь в 2 экземплярах (один подшить в папку с протоколами/решениями, второй – хранить неподалеку от устава), либо просто не подшивать в папку до новых выборов руководителя.
    Остальные протоколы/решения лучше всего хранить в одной папочке, упорядоченные по дате принятия.
  5. Список участников ООО
    Список, как правило, ведет руководитель, если иное не установлено уставом или решением участников. Список содержит сведения о каждом участнике (паспортные данные или основные данные о юридическом лице), размер доли каждого участника и сведения о её оплате, а так же размер доли принадлежащей самому обществу с информацией о дате её приобретения обществом.
    Кстати, совсем недавно Николай Андреев опубликовал отличный образец такого списка.
  6. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица по форме № Р51003 (или более старое)
    То самое свидетельство, которое выдают при успешной регистрации компании.
  7. Уведомление или Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе
  8. Листы записи ЕГРЮЛ по форме № Р50007 и выданные до июля 2013 года Свидетельства о внесении записи в ЕГРЮЛ
    Обязательно нужно хранить все листы записи в ЕГРЮЛ (и самый первый, и выдаваемые в связи с изменениями), они могу понадобиться у нотариуса и в банке. А вот выписки из ЕГРЮЛ хранить не нужно – у них слишком короткий «срок годности», поэтому проще при необходимости получить новую.
  9. Приказ о вступлении в должность руководителя или о назначении руководителя на должность
    Формально этот приказ относится к документам по кадрам. Но я бы рекомендовала хранить его именно с корпоративными документами в связи со спецификой должности руководителя.
  10. Приказ о назначении главного бухгалтера или о возложении полномочий главного бухгалтера на руководителя
    Этот приказ так же относится к документам по кадрам, но периодически требуется в банках, поэтому лучше хранить его отдельно от остальных кадровых документов.
  11. Информационное письмо Росстата (коды статистики)
    В Москве его можно получить онлайн по адресу http://91.194.112.170/webword/default.aspx. Так как это письмо сейчас получается через интернет, оно вполне может храниться в виде распечатки без печати Росстата. Банки такие письма принимают без вопросов.

Документы, подтверждающие адрес организации

Если помещение принадлежит самой организации

  1. Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится организация
  2. Правоустанавливающие документы на помещение

Если помещение арендуется

  1. Договор аренды
  2. Акт приема-передачи помещения
  3. Копия свидетельства о праве собственности на помещение, в котором находится организация заверенная арендодателем
    Предусмотрена п. 1.2 инструкции № 153-И и ст. 7 Федерального закона от 7 августа 2001 г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» при открытии счета в банке.

Если помещение является местом жительства руководителя

  1. Гарантийное письмо от собственника
  2. Копия свидетельства о праве собственности на помещение, в котором находится организация, нотариально заверенная собственником
    Предусмотрена п. 1.2 инструкции № 153-И и ст. 7 Федерального закона от 7 августа 2001 г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» при открытии счета в банке.

Документы по основной деятельности

  1. Лицензии и разрешения
    Обязательно нужно хранить все действующие разрешения, лицензии и приложения к ним. Когда закончился срок их действия, эти документы точно не стоит выкидывать. Лучше их подшить и отправить в свой архив, т. к. они ещё могу понадобиться при повторном получении лицензии или разрешения, или при определенных обстоятельствах потребуются в суде.
  2. Подтверждение того, что компания является членом специализированной СРО
    Если компания состоит в СРО.
  3. Допуски к строительным, проектировочным и реставрационным работам
    Если для выполняемых работ требуются такие допуски. Так же как и лицензии, по тем же причинам все документы, связанные с членством в СРО и полученных допусках, обязательно хранить и после окончания срока их действия или выхода из СРО.
  4. Уведомления о начале деятельности
    Если по закону о начале деятельности следует специально уведомлять органы власти.
  5. Документы о внесении в Торговый реестр
    Если ООО осуществляетторговую деятельность или поставки товаров (за исключением производителей товаров).
  6. Документы на ККТ и договоры на их обслуживание
    Если в работе используется контрольно-кассовая техника.

Кадровые документы

Обязательные документы по кадрам – это те документы, которые упомянуты в Трудовом кодексе и других законах, поэтому их отсутствие влечет наложение административного штрафа или приостановления деятельности по статье 5.27.КоАП, а повторное привлечение должностного лица по этой статье влечет дисквалификацию на срок до 3 лет.

Кроме того, статьи 5.28-5.31 КоАП устанавливают ответственность за нарушения в связи с заключением коллективного договора.

Документы, которые являются обязательными всегда

  1. Трудовые книжки всех работников
    Обязательно хранятся в металлическом сейфе под замком и охраной сурового главбуха. Выдаются только с пристальным испытующим взглядом в глаза работника, тяжелым вздохом и уточняющей фразой «точно надо?», но чаще не выдаются вовсе, т. к. «не положено». И что характерно, выдавать работнику его трудовую книжку до дня увольнения, действительно, не положено Правилами ведения и хранения трудовых книжек. Работодатель обязан по письменному заявлению работника в течение 3-х рабочих дней выдать ему копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки. А сама книжка должна всегда храниться в сейфе бухгалтерии и это правило лучше не нарушать.
  2. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
  3. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
  4. Трудовые договоры со всеми дополнительными соглашениями
    Статьей 67 Трудового кодекса установлена обязательная письменная форма для трудового договора. Отсутствие трудовых договоров – это стопроцентное основание для штрафа при очередной проверке Инспекции по труду.
    Так же по закону трудовой договор должен быть составлен в двух экземплярах и один экземпляр должен быть отдан работнику. Поэтому желательно попросить работника на вашем экземпляре написать что-то вроде «экземпляр трудового договора получил, подпись, дата». Это поможет избежать лишних проблем, если работник вдруг решит в суде или в инспекции заявить, что вы ему так и не выдали договор.
  5. Листы ознакомления или журналы ознакомления с локальными-нормативными актами, должностными инструкциями, штатными расписаниями и т. д.
    При приеме на работу работник должен быть под роспись ознакомлен со всеми документами, так или иначе касающимися его должности: штатное расписание, должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании и т. д. Отсутствие подтверждения ознакомления (подписи) обычно приравнивается к неознакомлению и расценивается как нарушение законодательства. Поэтому слово «ознакомлен», подпись и дата должны быть. Вопрос в том, как вести эти листы или журналы. Есть 3 основных варианта:
    1) для каждого работника заводить отдельный лист ознакомления и хранить его в личном деле работника (можно по каждому работнику персонально подтвердить его ознакомление с документами; это удобно, когда нормативная документация компании меняется редко);
    2) прикладывать листы/журналы ознакомления к каждому отдельному положению/инструкции (это удобно в компаниях с большим штатом);
    3) вести один большой журнал ознакомления, где все расписываются за всё (чаще всего такой способ довольно неудобен, зато точно ни одна подпись не потеряется).
  6. Штатное расписание (форма Т-3)
    Штатное расписание предусмотрено статьями 15 и 57 ТК РФ. Формально в кодексе нигде не сказано, что штатное расписание должно быть, но на практике считается, оно ведется в обязательном порядке.
  7. Табель учета рабочего времени (форма Т-13) или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12)
    На основе такого табеля рассчитывается зарплата работника, кроме того, он является основным документом, фиксирующим присутствие или отсутствие сотрудника на работе, поэтому он так же считается обязательным. Но на практике вполне подходит вариант с ведением такого табеля в электронном виде с возможностью распечатать при необходимости (например, в 1С или облачной бухгалтерии).
  8. Правила внутреннего трудового распорядка
    Предусмотрены статьями 189 и 190 ТК РФ. Обязательно должны быть у всех работодателей.
  9. Документ о защите персональных данных работников (обычно – положение)
    Предусмотрен статьями 87 и 88 ТК РФ. Обязательно должен быть в организации. Желательно принимать такое положение в связке с другими документами по персональным данным и, в связи с размерами штрафов за нарушение законодательства о персональных данных, желательно поручить разработку специалистам.
  10. График отпусков (форма Т-7) и уведомления о начале отпуска
    Так же как и табель может вестись в электронном виде, хотя листы ознакомления обязательно ведутся в бумажном виде. Но с приходом проверки желательно распечатать и сами графики за 3 последних года.
    А вот уведомления обязательно нужно распечатывать и вручать работникам за 2 недели до начала отпуска. Обязательно сохраните в архиве второй экземпляр с подписью работника о получении (благодарю Натулёк за напоминание про это уведомление).
  11. Личные карточки (форма Т-2)
    Это те самые знакомые ещё с советских времен картонные листы формата А3, распечатанные типографским способом и заботливо заполненные рукой кадровика или бухгалтера. На практике часто ведутся в электронном виде, а зря. Дело в том, что в личных карточках работник расписывается о достоверности личных данных при приеме на работу, в связи с уходом в отпуск, штатными перемещениями в рамках организации и при увольнении. А значит их лучше вести на бумаге, поскольку для придирчивого инспектора личные карточки действующих работников, может быть, и получится распечатать и заполнить за одну ночь, а вот законным способом проставить подписи уже уволенных работников будет проблематично.
    Единственная проблема личных карточек – сложность их заполнения в связи с законодательством о персональных данных. Во-первых, практически половину граф работник с чистой совестью может отказаться заполнять. Во-вторых, десятый пункт первого раздела и сам работодатель ни в коем случае не должен спрашивать, т. к. этот пункт содержит данные о семье работника, а это уже персональные данные членов его семьи, а значит, они могут обрабатываться и храниться организацией только при наличии соответствующего письменного согласия этих лиц.
  12. Приказы и распоряжения.
    Приказы и распоряжения хранятся обязательно. Все. За все время работы организации.
  13. Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки и т. п.)
    Само по себе отсутствие докладной записки двухгодичной давности нарушением не является. Но если на основании этой записки был издан приказ, например, об увольнении работника, то такую записку хранить нужно обязательно, т. к. она при необходимости подтвердит вашу позицию в споре с инспектором, прокурором или в суде.
  14. Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений и, крайне желательно, журналы учета приказов и журналы учета трудовых договоров.
  15. Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.
    Эти документы относятся скорее к бухгалтерии, нежели непосредственно к кадрам, но так как при проверке Инспекции по труду они могут быть запрошены, упомяну и их в блоке с кадровыми документами.
  16. Документы по аттестации рабочих мест.
    С тех пор как аттестация рабочих мест стала обязательным мероприятием, к слову, воспринимаемым подавляющим большинством руководителей как бессмысленное, но неизбежное зло, итоговые документы аттестации вошли в список бумаг, которые обязательно должны быть в компании. Самостоятельно такую аттестацию проводить нельзя, поэтому писать подробно о перечне документов об аттестации не имеет смысла. Нужно просто хранить всё, что передаст вам специализированная организация.
    Согласно статье 212 ТК РФ аттестации по условиям труда подлежат все рабочие места в организации (с учетом исключений, установленных приказом Минтруда РФ №590н от 12.12.2013).
  17. Документы по охране труда.
    Список таких документов более чем внушительный, он включает в себя и инструкции, и положения, и журналы инструктажа, и документы об обучении руководителей и специалистов по охране труда, и документы о финансировании мероприятий по охране труда, и сопутствующие акты и приказы… Кроме того, эти документы сильно разняться в зависимости от того, какой деятельностью занимается организация. Поэтому их, как и документы о защите персональных данных, тоже лучше отдать на откуп специалистам.
Ознакомьтесь так же:  Аудиторский договор с зао

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:

  1. Коллективный договор
    Обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить.
  2. Положение об оплате труда и премировании
    Обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не урегулированы ни в одном другом документе (ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании, ни в правилах внутреннего трудового распорядка). Вообще, если премии выплачиваются, лучше положение о премировании издать.
  3. Должностные инструкции
    Обязательны, если не все должностные обязанности работников указаны в трудовых договорах.
  4. Договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности
  5. Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы
    Обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.
  6. График сменности
    Обязателен при наличии сменной работы.
  7. Положение о коммерческой тайне
    Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять. Положение должно четко описывать круг сведений входящих в коммерческую тайну и обязательно устанавливать правила, обеспечивающие сохранность такой тайны.
  8. Списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работников, подлежащих периодическим медицинским осмотрам
    Обязательны при наличии в штате соответственно несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работников, подлежащих периодическим медицинским осмотрам. Кстати, имейте в виду, что к работникам, подлежащим периодическим медицинским осмотрам относятся, в том числе, водители и сотрудники, работающие на компьютере .
  9. Документы, необходимые для привлечения иностранных работников
    При наличии таких работников – обязательны.

Кроме того есть большое количество документов, которые ведутся и хранятся в бухгалтерии, но их перечень слишком сложен и многообразен для включения в эту статью. Поэтому по поводу бухгалтерских документов, думаю, лучше сразу обратиться к бухгалтеру.

UPD от 1 августа
Вместе с Натулёк разобрались с актуальностью Пречней документов. Сейчас всё-таки действует Перечень, принятый Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Он официально вступил в силу 30 сентября 2011 года. В этом Перечне Вы можете узнать сроки хранения всех документов, упомянутых в этой статье, и многих других.

Вместо заключения

Коллеги, простите мне мое возможное занудство в разжевывании вроде бы очевидных вещей, но, к сожалению, я столько раз сталкивалась с ситуациями, когда в компании могло не быть устава («а зачем?»), или трудовых договоров («ой, у нас руки не доходят подписать»), или ещё чего-то в этом духе, что теперь твердо знаю: жизнь куда разнообразней наших представлений о ней.

И, кстати, если я всё-таки не учла всего разнообразия жизни, и забыла о каком-то важном документе – прошу Вас дополнить меня в комментариях!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *