Архив требования к помещениям

Содержание:

Требования к помещениям архива

Подборка наиболее важных документов по запросу Требования к помещениям архива (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Нормативные акты: Требования к помещениям архива

Документ доступен: с 20 до 24 ч. (выходные, праздники — 24 часа)

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Требования к помещениям архива

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Требования к зданиям и помещениям архива

Архив размещается в специально построенном(ых) или приспособленном(ых) для хранения архивных документов здании(ях) или отдельных помещениях здания, удаленном(ых)от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.). Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.

Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений.

Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива. К помещениям основного назначения относятся:

архивохранилища;
рабочие помещения работников архива;
помещения для приема и временного хранения, акклиматизации архивных документов;
помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;
помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов;
помещения для копирования и реставрации архивных документов (микро-, ксеро-, фотокопирования, фотореставрации и т.п.), обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов;
помещения для хранения учетных документов;
комплекс читального зала (с участками выдачи дел и справочно-поисковых средств, временным хранилищем);
научно-справочная библиотека;
методический кабинет;
выставочный зал.
Размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт.

Не допускается размещение архива в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Требования к помещениям архива (архивохранилища)

175. В соответствии с объемом и составом хранящихся дел архиву предоставляются отдельные здания (или часть здания), специально построенные и оборудованные или приспособленные для хранения документов.

Строительство специальных зданий архива может проводиться как по типовым проектам зданий государственных архивов, так и по индивидуальным проектам, согласованным с заинтересованными организациями.

176. Здания архивов должны быть удалены:

от промышленных предприятий, загрязняющих воздух пылью и агрессивными газами (хлор, сернистый газ, окислы азота), на расстояния, установленные санитарными нормами;

от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении, в соответствии с требованиями строительных норм и правил.

При определении пригодности района для строительства архивных зданий учитывается заключение местной санитарно-эпидемиологической станции.

177. В целях обеспечения оптимальных условий хранения документов и работы с ними в архиве оборудуются следующие помещения:

хранилища для хранения документов;

помещения для приема, временного хранения и подготовки документов к сдаче в архив;

помещения для работы исследователей (читальный зал);

рабочие комнаты для сотрудников архива.

Рабочие комнаты для сотрудников и помещения для работы исследователей (читальный зал) должны быть изолированы от хранилищ для хранения документов.

В центральных архивах, кроме того, должны быть помещения:

для размещения научно-справочного аппарата и учетных документов;

для размещения справочно-информационного фонда, научно-справочной библиотеки и методического кабинета;

для микрофильмирования и фотокопирования документов (лаборатория микрофотокопирования документов);

для реставрации, дезинфекции и переплета;

для размещения вычислительной и множительной техники;

вспомогательного назначения (гардероб, приемная и др.).

178. Архивохранилища архива должны быть удалены от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.

179. Архивохранилища архива должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход.

В помещениях архивохранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в архивохранилище. Использовать под архивохранилище подвальные, полуподвальные и другие помещения, не отвечающие требованиям хранения документов, запрещается.

Здания архивов и помещения архивохранилищ оборудуются охранной и пожарной сигнализациями.

180. Входные двери в архивохранилища должны быть обиты железом и иметь прочные запоры. По окончании работы двери архивохранилищ запираются и опечатываются.

Порядок опечатывания и вскрытия архивохранилищ, а также других помещений, где временно размещаются документы (читальный, выставочный залы, лаборатории и т.п.), и допуска сотрудников архива в архивохранилища устанавливается начальником архива.

На окна, через которые возможно проникновение извне, устанавливаются металлические решетки.

Для эвакуации личных дел, документов и имущества через окна часть решеток на них навешивается на петли. Решетки всегда должны быть заперты на замки и опечатаны на бирку металлической печатью. Доступ для открывания замков должен быть как с наружной, так и с внутренней стороны. Окна, оборудованные открывающимися решетками, нумеруются. К ключам от замков таких окон прикрепляются бирки с указанием номеров окон.

181. Помещение архива (архивохранилища) до размещения в нем документов принимается комиссией, которая назначается в центральных архивах начальниками архивов, в окружных и флотских архивах — начальниками штабов, в подчинении которых находятся данные архивы.

Комиссия проверяет исправность технического оснащения помещений и состояние температурно-влажностного режима в архивохранилищах, на основании чего составляется акт. Акт утверждается начальником, назначившим комиссию. Осмотр состояния помещения архива (архивохранилища) проводится в дальнейшем по требованию начальника архива (архивохранилища), но не реже одного раза в 5 лет.

Нормативные требования к зданиям и помещениям архива

Главная > Реферат >Промышленность, производство

Архивы — те незаменимые вполне реальные нити (от паутинки до корабельного каната), которые связывают день сегодняшний с ушедшим. Хорошо организованные и правильно комплектуемые они — условие нашего «нового знания о прошлом», которое современная наука способна значительно обогатить и уточнить.

Сложнейшая жизнедеятельность общества и государства, их кардинальные и сиюминутные потребности вызвали к жизни максимально развитые системы государственной архивной службы: систему открытости, без которой (без преувеличения) современные общественно-экономические и общественно-политические системы не могли бы существовать, и не менее грандиозные структуры закрытых фондов — этакие «архивные гулаги». Kогда они, в основном, пали, и общество, быть может, впервые в такой степени получило возможность увидеть и достаточно объективно переосмыслить свою недавнюю историю, архивоведение в нашей стране оказалось на одном из самых благоприятных этапов развития. Возникший взрыв интереса общества и личности к своему прошлому, стремление к исторической и культурной самоидентификации регионов и другие процессы сделали именно архивоведение сегодня максимально востребованным.

Архивоведение в XXI в., несомненно, стало самостоятельной, касающейся всех и каждого, сферой практической и научной деятельности, занимающей принципиально важное место в системе современных научных дисциплин и в общественной жизни.

Фондирование документов: определение фондовой принадлежности документов

Фондирование документов – распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям. Оно производится непосредственно в архиве. В ходе фондирования уточняют фондовую принадлежность документов, формируют фонд, определяют хронологические границы фонда и документов фонда.

В основе фондирования находится и изучение самих документов – входящих, внутренних, исходящих.

Фондовая принадлежность входящих документов определяется по их получателю, его пометам и резолюциям, штампу регистрации. Внутренние документы определяются по названию учреждения, где они были созданы, подписям должностных лиц.

Исходящие документы фондируются по учреждению, откуда они вышли, регистрационному штампу, содержанию, делопроизводственному номеру. Фондообразователем внутренних и исходящих документов является их автор, а входящих – адресат.

При фондировании документов необходимо соблюдать следующие правила:

Дела относятся к тому году, когда они начаты делопроизводством или в котором они поступили в организацию для продолжения делопроизводством.

Планы, сметы, документы к ним относятся к тому году, на который они составлены.

Ознакомьтесь так же:  Хищение в гипермаркетах

Перспективные планы относятся к начальному году, на который они составлены.

Отчёты по перспективным планам относятся к последнему году отчётного периода.

Дела, начатые в одной структуре и переданные в другую структуру, относятся ко второй структуре, где они были завершены.

В пределах года дела располагаются по значимости структурных подразделений организаций.

В случае ряда дел с одинаковой датой их начала первыми помещаются дела с наиболее ранней датой из завершения.

Внутренние документы относятся к фонду организации – составителя.

Каждому архивному фонду присваивается название и номер.

При хронологическом размещении дел первыми помещаются дела, имеющие число месяц год, затем дела, имеющие только год.

Фонд может быть систематизирован на следующей основе:

Хронологически структурной – дела группируются по хронологии, а внутри её – по структуре.

Структурно-хронологической – дела группируются по структуре, а внутри её – по хронологии.

Хронологически – функциональной – дела группируются по хронологии, а внутри её по функциям организации.

Функционально – хронологической – дела группируются по функциям организации, а внутри их – по хронологии.

Фонды личного происхождения систематизируются по следующей схеме:

Документы к биографии фондообразователя;

Документы имущественно – хозяйственного и бытового характера;

Документы членов семьи фондообразователя и др. лиц, отложившихся в фонде;

Хронологическими границами архивного фонда являются:

Организации – даты образования и ликвидации.

Объединённого фонда – даты образования наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней из вошедших организаций.

Личного происхождения – даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода.

Коллекции – даты самого раннего и самого позднего документа.

При формировании фондов необходимо учитывать делопроизводственную номенклатуру дел, являющуюся основой как делопроизводства, так и формирования первоначально ведомственных, а через них и государственных архивов.

Нормативные требования к зданиям и помещениям архива.

Архив размещается в специально построенном(ых) или приспособленном(ых) для хранения архивных документов здании(ях) или отдельных помещениях здания, удаленном(ых)от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.). Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.

Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений.

Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива. К помещениям основного назначения относятся:

рабочие помещения работников архива;

помещения для приема и временного хранения, акклиматизации архивных документов;

помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;

помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов;

помещения для копирования и реставрации архивных документов (микро-, ксеро-, фотокопирования, фотореставрации и т.п.), обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов;

помещения для хранения учетных документов;

комплекс читального зала (с участками выдачи дел и справочно-поисковых средств, временным хранилищем)

Размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт.

Не допускается размещение архива в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет весь порядок организации архивного хранения документов. Ключевым моментом в его реализации является разработка, принятие и внедрение подзаконных нормативных правовых актов, и в первую очередь единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. В них не только сконцентрированы действующие нормативы и методики по всем основным направлениям архивной работы, но и отражены накопленные архивистами опыт и достижения современных технологий.

Алексеева Е.В. Архивоведение. Учебник. М., 2006

Афанасьева Л.П. Учебник по архивоведению. М., 2007

Булюлина Е.В. Архивоведение. Учебно-методическое пособие. Волгоград, 2001

Голиков А.Г. Архивоведение. Учебник для вузов. М., 2008

Жукова М.П. Экспертиза ценности и комплектование госархивов управленческими документами (теоретико-методический аспект) // Отечественные архивы. — 2005. — № 6

Малышева С.Ю.Основы архивоведения. Казань, 2002

Тельчаров А.Д. Архивоведение. Конспект лекций. М., 2005

Ульянина Е.А. Учебник по архивоведению. М., 2007

Якименко А.С. Архивоведение. Учебник. М., 2007.

Наиболее частые вопросы, связанные с деятельностью архивов организаций

Куда обращаться по вопросу упорядочения документов в случае ликвидации организации?

По вопросу упорядочения документов ликвидируемых организаций можно обратиться в государственные архивы Ставропольского края, которыми осуществляется данная работа на платной основе:

государственное архивное учреждение «Государственный архив Ставропольского края» (тел.: 35-52-51; 35-52-61);

государственное архивное учреждение «Государственный архив новейшей истории Ставропольского края» (тел.: 75-55-99; 75-43-06).

Куда передаются архивные документы на хранение в случае ликвидации организации?

  • В соответствии с ч. 8 и 10 статьи 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации организации включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. При ликвидации негосударственной организации документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив по договору (в том числе на платной основе). При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации.

    Куда передаются архивные документы на хранение в случае преобразования организации?

    В соответствии с ч. 6, 7, 9 статьи 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при реорганизации организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов, образовавшихся в их деятельности, определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.

    Какие основные требования к помещениям архивов организаций?

    В соответствии с нормативными требованиями помещения архивов организаций должны размещаться в приспособленном для длительного хранения документов здании или отдельных помещениях зданий, удаленных от опасных в пожарном отношении объектов, а также промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.д.). Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений санэпидемстанций о степени загрязненности воздуха и службы пожарной охраны.

    В районе расположения здания архива среднесуточная концентрация вредных примесей в атмосферном воздухе не должна превышать санитарные нормы.

    Здание архива должно иметь высокую долговечность конструкций и огнестойкость (категория пожароопасности «В»), оборудуется средствами охранной сигнализации и открывающимися решетками на окнах нижних этажей.

    Не допускается размещение документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими по­жароопасные и химические технологии.

    Предназначенные для хранения документов помещения должны быть изолированы от остальных помещений здания.

    Хранилища отделяются от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В хранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, а также технологические или бытовые выводы воды. Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры хранилищ не должны собирать пыль или быть ее источником, а также выделять агрессивные химические вещества.

    Хранилища должны иметь естественную или искусственную вентиляцию (системы кондиционирования), которые обеспечивают рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурновлажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей.

    Высота архивохранилища зависит от технологического оборудования, для хранения архивных документов, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и, как правило, не выше 4 м.

    Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки для переносной аппаратуры (пылесосов, ламп и т.д.) — герметичными или полугерметичными. Шнуры переносной аппаратуры должны иметь резиновую изоляцию. Хранилища оборудуются общими и поэтажными электрическими рубильниками. Рубильники, распределительные электрощиты и предохранители, обеспечивающие питание розеток и их отключение, уста­навливаются вне хранилищ.

    Здания архивов и хранилища должны быть оборудованы средствами пожаротушения и оповещения о пожаре согласно ГОСТ 12.1.004-91, а также противопожарным водоснабжением. Питание внутреннего противопожарного водопровода осуществляется двумя вводами. Выводы пожарного водопровода, пожарные краны устанавливаются за пределами хранилищ с учетом действующих норм и правил противопожарной безопасности. При каждом кране необходимо иметь гибкий прорезиненный рукав протяженно­стью до крайней точки обслуживаемого хранилища.

    При оснащении хранилищ автоматическими системами пожаротушения и переносными огнетушителями предпочтение отдается использованию веществ, не оказывающих побочного разрушающего действия на документы (углекислота и т.д.).

    В целях противопожарной защиты все электрооборудование, применяемое в архиве, должно быть заземлено.

    Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Это обеспечивается хранением документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима.

    Ознакомьтесь так же:  Заявление об обмене паспорта по браку

    Освещение в хранилищах может быть естественным или искусственным; документы могут размещаться в помещениях с окнами или без окон. Размещение хранилищ в помещениях без окон допускается при наличии в них искусственной или естественной вентиляции воздуха с установленной кратностью воздухообмена.

    Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом при условии применения в окнах светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров, жалюзи, штор, нанесенных на стекло покрытий и т.п.

    В хранилищах, оборудованных системами кондиционирования воздуха, при хранении документов на бумажной основе должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим: температура воздуха 17-19°С, относительная влажность – 50-55%.

    В хранилищах должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата, опасного в санитарно-биологическом отношении. Не допускается размещение документов на полу и подоконниках.

    Хранилища должны быть оборудованы стационарными или передвижными металлическими стеллажами.

    В хранилищах с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами. В хранилищах без окон стеллажи и шкафы устанавливаются с учетом особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его размещения. Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения документов вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла.

    Охранный режим архива обеспечивается посредством технической укрепленности и оборудования здания средствами охранной сигнализации, организации поста охраны, опечатывания помещений, соблюдения пропускного режима и порядка доступа в хранилища.

    Размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза должна установить степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных служб по месту нахождения архива.

    Если негосударственная организация решила передать свои документы на архивное хранение, чем руководствоваться при выборе архива?

    В соответствии с ч.3 ст.21 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» негосударственная организация вправе выбрать любой государственный или муниципальный архив для заключения договора о хранении документов Архивного фонда Российской Федерации или иных архивных документов.

    При этом наиболее целесообразно заключение договора по месту расположения негосударственной организации.

    Какими перечнями документов необходимо руководствоваться при определении сроков хранения документов организаций?

    Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения , утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558, а также отраслевыми перечнями по профилю деятельности организации.

    Если в деятельности организации образуется научно-техническая документация, следует использовать также Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182 и зарегистрированный Минюстом России 27.09.2007, рег. № 10194.

    Вы можете написать нам письмо, используя следующую форму.

    Требования к помещению архива. Основные правила работы архивов организаций

    Архив может существовать в виде отдельного структурного подразделения той или иной организации либо быть составной частью службы делопроизводства. Это зависит от объема существующего документооборота.

    Как его организовать

    Создание архива любого предприятия или организации требует выполнения комплекса определенных мероприятий:

    1. Потребуется выбрать подходящее помещение хранилища для хранения документов и правильно его оборудовать.
    2. Следует позаботиться о создании таких условий, которые соответствовали бы нормативным.
    3. Необходимо оснастить его с технической точки зрения — приобрести и установить необходимое оборудование для архива.
    4. В хранилище обязана быть организована процедура по организации архивации всех необходимых документов.
    5. Должна быть разработана и утверждена нормативная база данного подразделения.

    Выполнение этих мероприятий обеспечивает сохранность архивных документов и поддержание их в требуемом состоянии.

    Кто такой архивариус

    А какие же требования имеются к тем работникам, что будут заниматься организацией архива и дальнейшим хранением документов? Могут ли быть совмещены должности их хранителя и, к примеру, секретаря или делопроизводителя?

    Архивариус — это специалист, в чьи задачи входит организация архивной деятельности. За сохранность вверенных ему документов он несет полную ответственность. Работа его невозможна без прохождения определённого инструктажа или даже (при необходимости) стажировки в учреждении Государственного архива.

    Его функции могут быть переданы другому сотруднику, что является работой по совместительству. Как правило, обязанности архивариуса возлагаются на отдельного работника в том случае, когда объем сдаваемой на хранение документации достаточно велик. В крупных организациях штатным расписанием предусмотрена отдельная должность для этой цели. В этом же случае обычно составляется должностная инструкция с указанием видов работ, возлагаемых на архивариуса, а также его обязанностей и прав.

    Главное — порядок

    Дела в архив организации передаются согласно специально разработанному графику. Его составление должно быть согласовано с руководителями каждого из структурных подразделений, которым предстоит передавать документы, а также утверждено архивариусом. Так как рабочие документы в архиве не только хранятся, но и периодически используются, следует определить регламент их выдачи (в случае необходимости) согласно поданным заявкам сотрудников организации, а также сторонних заинтересованных лиц.

    Выдача документов должна отмечаться в определённых книгах регистрации. Для оформления процесса существуют требования-заказы, акты на передачу дел для процедуры временного использования сторонним организациям (в числе прочих к ним могут относиться органы прокуратуры и суд). Выдаются документы на срок до одного месяца собственным сотрудникам и до трёх месяцев — представителям сторонних структур.

    Основные правила работы архивов организаций

    Действует архив, как и любое структурное подразделение, на основании специального Положения, утверждаемого руководством. Сотрудники его в своей работе придерживаются собственных должностных инструкций. В Положении, принятом на предприятии, устанавливаются основные правила работы архивов организаций (статус, функционал, мера прав и ответственности и состав необходимой документации). К основным его задачам относится:

    1. Укомплектовать архивохранилище документами, состав которых перечисляется в отдельном разделе данного Положения.
    2. Вести учет материалов и обеспечивать их сохранность.
    3. Разрабатывать к имеющимся документам научно-справочный аппарат.
    4. Позволять вести процедуру использования хранимого в архиве материала.

    Если в организации имеются документы, которые могут относиться к Архивному фонду РФ, то подготовить и передать их для постоянного хранения в государственное хранилище входит в число внешних задач данного структурного подразделения.

    Функции архива планомерно вытекают из поставленных перед ним задач. Основными из них являются следующие:

    1. Вести списки источников собственного комплектования, то есть организаций либо структурных подразделений.
    2. Принимать от них в упорядоченном виде документы на хранение.
    3. Учитывать принятые материалы и обеспечивать их полную сохранность.
    4. Формировать и поддерживать в работоспособном состоянии справочную систему, относящуюся к архивной документации.
    5. Вести обслуживание информационного характера руководства и всех структурных подразделений своей организации.
    6. Организовать выдачу и использование документации согласно запросам частных лиц и сторонних организаций, учитывать и анализировать процесс данного использования.
    7. Готовить выписки и официальные ответы на запросы граждан социально-правового характера.
    8. Проводить мероприятия по экспертизе ценности того или иного документа, организовывать процедуру передачи их с целью постоянного хранения в муниципальный либо государственный архив (в том случае, когда данная организация входит в число источников комплектования вышеуказанных архивов).
    9. Проверять правильность оформления и формирования архивных дел в источниках комплектования — как в собственных структурных подразделениях, так и в других организациях.
    10. Организовывать работу по ведению деловой номенклатуры предприятия.
    11. Оказывать практическую и методическую помощь по работе с документацией каждому структурному подразделению.
    12. Участвовать в процессе разработки архивного дела и документационного обеспечения управления.
    13. Принимать участие в мероприятиях, проводимых с целью повышения квалификации архивных работников и служащих на должностях, имеющих отношение к документационному обеспечению управления.

    Где его разместить

    Рассмотрим теперь, какие же существуют требования к помещению архива. Самое главное из того, что необходимо учитывать, — размещать его ни в коем случае не допускается в строениях ветхого характера, постройках из дерева, зданиях, в которых могут оказаться сырыми не только основные помещения, но и чердаки с подвалами, а также в зданиях, имеющих печное отопление.

    Если же строение в целом приспособлено к хранению бумажной документации, то под архив обязательно предназначается изолированное помещение.

    Если ваша организация в ближайшее время планирует создать свой собственный архив, ниже вы имеете возможность ознакомиться со списком требований, которые необходимо учесть в процессе подготовки. Итак, каковы же основные требования к помещению архива, задача которого — бережно и надежно сохранять всю нужную документацию?

    Список того, что обязано иметься в наличии

    1. Архивохранилище.
    2. Помещение, предназначенное под приём документов, их временное хранение, а также акклиматизацию.
    3. Помещение, в котором документы будут использоваться.
    4. Рабочая комната (или комнаты) для сотрудников.

    Когда места не хватает.

    В случае когда площадь помещения архива не дает возможности отведения под него нескольких комнат, выделенное единое пространство должно быть разбито на зоны, разделенные с помощью перегородок. Основное требование, которое обязано строго соблюдаться в данном случае — изолированные друг от друга места хранения документов и работы с ними.

    Отдельное помещение либо специально построенное и приспособленное в качестве хранилища документов здание, используемое в качестве архива, обязано быть удалено от объектов, несущих опасность с точки зрения возможности пожара. В качестве примера таковых можно назвать автостоянки, бензоколонки или гаражи. В непосредственной близости к зданию либо помещению архива не должны находиться объекты, служащие источниками загрязнения воздуха.

    В идеале архивы всегда должны располагаться в отдельном, предназначенном только для этого здании, построенном с соблюдением всех необходимых норм и правил. Но, к сожалению, реальность диктует свои условия, и в большинстве организаций документы хранятся в уже имеющемся помещении, переоборудованном и приспособленном для данных целей.

    Ознакомьтесь так же:  Договор купли-продажи гаража и земли под ним

    Что говорят правила

    Познакомимся с нормативными требованиями к зданиям и помещениям архива. Они таковы:

    1. Здание, где предполагается располагать будущее хранилище, обязано относиться к числу административных. Категорически запрещается размещение архива там, где находятся службы общепита, пищевые склады, хранятся вещества из разряда пожароопасных и агрессивных, а также применяются соответствующие химические технологии.
    2. Исключается размещение его в неотапливаемом помещении и том, где не соблюдаются санитарно-гигиенические требования. О недопустимости ветхости архивного здания уже было сказано выше.
    3. Особенно важно соблюсти пожарные требования к помещению архива. Безопасность его на предмет возможного возгорания — одно из самых основных условий надежного хранения документации. В январе 2009 года Министерство культуры России своим приказом номер 3 утвердило ряд нормативных требований, изложенных в специальных Правилах пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов РФ. При устройстве хранилища документов данный регламент обязан неукоснительно соблюдаться.
    4. Конструкция здания должна гарантировать невозможность его затопления. Помещение обязано иметь запасной выход. Ни в коем случае не допускается прохождение сквозь него магистрального трубопровода (водонесущего или газового).

    Возможно ли размещение архива в подвальном помещении?

    Крайне не рекомендуется размещение архивного хранилища в помещении подвала, верхних этажей либо переоборудование в качестве такового чердачного пространства.

    В случае острой необходимости возможны исключения из данного правила. Принимаются они тогда, когда подвал сухой и хорошо отапливаемый, снабжён искусственной вентиляцией, способной обеспечить в течение часа двух- или трехкратный воздухообмен. Архив на верхних этажах или в чердачном помещении возможен лишь при условии обеспечения соответствующего температурно-влажностного режима.

    Очень важны требования к помещению архива относительно устройства электропроводки. Она обязана быть закрытого типа с герметичными штепсельными розетками. Шнуры переносной электрической аппаратуры снабжаются резиновой изоляцией. Нельзя располагать внутри помещения хранилища общих или поэтажных рубильников.

    В качестве строительных материалов для отделки архивных хранилищ выбирают непылящиеся и неагрессивные материалы. Система пожаротушения должна быть укомплектована средствами нейтрального характера, безопасными для документов. Не допускается в хранилище применять огонь, включать нагревательные приборы или размещать посторонние объекты.

    После приведения выбранной площади в соответствие всем вышеизложенным требованиям к помещению архива принимается окончательное решение о пригодности или непригодности к использованию. Принять такое решение возможно после проверки санэпидстанцией и государственным пожарным надзором. Архив может быть размещен там, где намечено, лишь после процедуры прохождения подробной экспертизы.

    Цель ее — уточнить огнестойкость помещения и определить соответствующую степень, провести проверку главных конструкций на долговечность, убедиться в прочности перекрытий между этажами в расчёте на потенциальную нагрузку (оборудование для архива и вес хранимой документации), проверить наличие и текущее состояние систем вентиляции и отопления.

    В проведении проверки участвуют как представители самой организации (обычно это работники будущего архива), так и сотрудники всех соответствующих служб — строительных, пожарных, охранных и т. д. Итоги экспертизы находят отражение при составлении заключительного акта.

    Какие требования к помещению архива в организации?

    Вопрос-ответ по теме

    Такой вопрос: В нашей организации мы хотим отдельный кабинет организовать под архив документов. Нужно ли проводить экспертизу данного кабинета под архив и какие вообще требования к кабинету для архивы есть, т..к. на данный момент начинаем ремонт этого кабинета для архива.

    Рассмотрев ваш вопрос можно сказать, чтобы создать архив организации, необходимо выполнить комплекс мероприятий: выбор и оборудование помещения, техническое оснащение архива, создание нормативных условий хранения, организация архивных документов в архивохранилище, разработка и утверждение нормативных документов архива.

    Не пропустите: главные изменения в кадровой работе

    Что принято и вступило в силу в этом месяце.

    Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил — РЕШЕНИЕ РОСАРХИВА ОТ 06.02.2002Основные правила работы архивов организаций

    Необходимо учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением. Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы. Если у вас нет возможности отвести под архив несколько комнат, а весь архив должен располагаться в одном помещении, необходимо разделить его перегородками, отделив, как минимум, хранилище документов от рабочей зоны. Архив организации следует расположить в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении. Это помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи. Вблизи здания (помещения) архива не должно быть и объектов, загрязняющих воздух.

    Основными требованиями к помещениям архива являются:

    • расположение хранилища в административном здании (нельзя размещать хранилище документов в зданиях, занятых службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии);
    • помещение не должно быть старым (ветхим), сырым, неотапливаемым, не отвечающим санитарно-гигиеническим требованиям;
    • помещение должно быть безопасным в пожарном отношении в соответствии со Специальными правилами пожарной безопасности государственных муниципальных архивов Российской Федерации (утв. приказом Минкультуры России от 12.01.2009 № 3), гарантированным от затопления, должно иметь запасной выход, в помещении не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.
    • Не рекомендуется размещать хранилище документов в подвальных помещениях и на верхних этажах здания или переоборудовать под архив чердачные помещения.
    • Особые требования предъявляются к электропроводке: она должна быть скрытой, штепсельные розетки — герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники должны располагаться вне помещений хранилищ. Отделку помещений хранилищ проводят с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества. В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

    Окончательное решение о пригодности того или иного здания (помещения) для архива организации принимается с учетом заключений Государственного пожарного надзора и санэпидемстанции. Только после соответствующей экспертизы архив размещают в приспособленных зданиях или помещениях организации. Такая экспертиза требуется для определения огнестойкости зданий или помещений, долговечности основных конструкций, а также прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, наличия и состояния отопительных и вентиляционных систем. Она проводится силами представителей самой организации (как правило, сотрудников архива), пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется соответствующий акт.

    Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих их утрату. Соответственно в архиве должны соблюдаться определенный световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы.

    Архивные документы на бумажном носителе следует хранить в темноте, поэтому естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов от действия света их размещают в шкафах или на стеллажах в картонных коробках, папках или других контейнерах, изготовленных из безвредных для документов материалов. Все виды работ с архивными документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп.

    Популярные вопросы

    Основные правила устанавливают параметры температурно-влажностного режима в помещении архива. Для контроля уровня температуры и влажности в хранилище устанавливают приборы (термометры — для измерения температуры воздуха; психрометры — для измерения одновременно температуры воздуха и влажности; гигрометры — для измерения влажности воздуха). Контрольно-измерительные приборы устанавливаются в главном проходе хранилища, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в журналах учета: в кондиционируемых помещениях — один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым режимом — два раза в неделю, при нарушении режима хранения — ежедневно. При длительном повышении относительной влажности воздуха до 80-90% необходимо принимать меры по нормализации условий хранения документов (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин роста влажности).

    • Световой режим
    • Температурно-влажностный режим
    • Санитарно-гигиенический режим

    Во избежание появления в архиве плесени, грызунов, насекомых, пыли помещения архива должны содержаться в чистоте. В хранилище должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении. В архивохранилище необходимо: не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, шкафов, стеллажей и помещений; не реже одного раза в месяц проводить влажную уборку помещений с применением антисептиков. Рекомендуется два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) обследовать помещения хранилища и документов для своевременного обнаружения насекомых и плесени. При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции документов и помещений.

    ОБОРУДОВАНИЕ АРХИВОХРАНИЛИЩА СРЕДСТВАМИ ХРАНЕНИЯ

    Для размещения документов в архиве организации используют металлические стеллажи или металлические шкафы. Стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон — с учетом особенностей помещения и оборудования. Нельзя размещать стеллажи (шкафы) вплотную к наружным стенам здания из-за возможности их промерзания или вплотную к источникам тепла из-за возможности перегрева. Нормы расстановки средств хранения также установлены Основными правилами.

    Подробности в материалах Системы Кадры:

    1.Ответ: Может ли коммерческая организация не создавать собственный архив

    В пункте 2 статьи 13 Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ сказано, что организации вправе (а не обязаны) создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

    Кроме того, организации вправе передавать свои документы на постоянное хранение в госархив (п. 4 ст. 18 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

  • Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *