Опись может быть на нескольхих страницах

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (495) 332-37-90
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 449-45-96 Доб. 640

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных. Подписаться на рассылку Рассылка. Уведомление о пополнение базы документов новыми образцами. Юридическая Энциклопедия. Заказать звонок.

Личное дело представляет собой совокупность всех документов, касающихся определенного сотрудника. Как правило, они хранятся в отдельной папке.

Если Вы не смогли найти ответ на Ваш вопрос на страницах - просто задайте его. Это быстро и абсолютно бесплатно!

Внутренняя опись документов личного дела

Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу — в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков.

Открыть и скачать онлайн. Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. Оформление описей, составление итоговых записей и листов-заверителей. Пример оформления ссылок на официальны печатные издания. Пример оформления титульного листа Титульный лист описи дел постоянного хранения ФГУ Государственной регистрационной палаты при Минюсте России.

Пример оформления титульного листа Титульный лист описи дел постоянного хранения объединенного архивного фонда. Пример оформления списка сокращенных слов. Составление исторических справок. Историческая справка состоит из трех разделов: истории фондообразователя, истории фонда и характеристики документов фонда.

Вторая и третья части справки об истории фонда составляются после завершения описания. Основными источниками для написания исторической справки являются правовые акты высших органов государственной власти и управления, документы фондообразователя, его вышестоящей организации, историческая и справочная литература, учетные документы, дело фонда. История фондообразователя должна содержать следующие сведения:. В случае отсутствия прямого предшественника может быть указана организация, выполнявшая аналогичные функции;.

Если в документах правовых актах, распорядительных, учредительных и т. В случае отсутствия правовых актов о создании, преобразовании, переименовании, изменении подведомственности и ликвидации организации, эти сведения устанавливаются по косвенным данным, что оговаривается в исторической справке;. При наличии нескольких правовых документов разных органов Указ Президента Российской Федерации, Постановление Правительства Российской Федерации, приказ федерального органа исполнительной власти в исторической справке указываются обе даты, но за основу берется постановление высшего органа исполнительной власти.

При наличии нескольких правовых актов одного и того же органа о создании, переименовании, преобразовании, изменении подведомственности, ликвидации в исторической справке указываются все документы, но за основу берется ранний по времени подписания акт. При отсутствии правовых актов крайние даты названий организаций устанавливаются по косвенным данным самое раннее упоминание организации в сети учреждений системы, титульных списках, переписке и т.

При указании даты упразднения ликвидации организации не принимается во внимание ликвидационная деятельность организации после подписания правового акта о его упразднении. В случае официального создания ликвидационных комиссий их наличие и крайние даты их работы оговариваются.

Задачи и функции организации излагаются в соответствии с правовыми и нормативными актами уставы, положения и др. Сведения о структуре фондообразователя, сети подведомственных ему организаций и изменениях в них могут быть приведены в тексте справки или даны в виде приложений в зависимости от объёма структуры и количества ее изменений. Все данные по истории учреждения приводятся с обязательными ссылками на соответствующие документы.

Сведения по истории организации излагаются в исторической справке в хронологической последовательности. Если историческая справка составляется на объединенный архивный фонд, то сведения по истории всех фондообразователей даются отдельно по каждой организации. Крайними датами документов фонда будут даты деятельности организации: ее создания и упразднения ликвидации.

Если организация действующая, или документы фонда сохранились не за весь период деятельности фондообразователя, либо выходят за хронологические рамки его деятельности, то крайними датами документов фонда будут годы, за которые имеются документы. Хронологическими границами объединенного архивного фонда будут даты образования наиболее ранней, по времени возникновения, организации и ликвидации последней из них;.

Если фонд является объединенным, то в исторической справке приводится обоснование его создания и указывается присвоенное ему наименование. При составлении исторической справки на объединенный фонд в ней излагаются сведения по истории объединенного фонда в целом. Название фонда состоит из последнего полного и в скобках - официально принятого сокращенного названия организации, её подчиненности и крайних дат деятельности организации за хронологический период, освещенный в исторической справке.

Историческая справка о Российском агентстве по патентам и товарным знакам Роспатент за - годы и его фонде. Название объединенного архивного фонда устанавливается в зависимости от принципа его формирования и состава входящих в него фондообразователей: например, для последовательно сменявших друг друга организаций в названии объединенного архивного фонда перечисляются их названия, для руководящего органа и подчиненных ему учреждений даётся название руководящего органа и обобщенное название подчиненных учреждений см.

При наличии уже утвержденного названия фонда, используется название, утверждённое ранее. Историческая справка подписывается исполнителем с указанием его должности и даты составления, заведующим ведомственным архивом лицом, ответственным за архив , если документы находятся на ведомственном хранении, или аналогично исполнителем и заведующим архивохранилищем, если документы хранятся в ГА РФ.

Исторические справки составляются в соответствии с изложенными требованиями независимо от категории фондов.

В случае выявления новых данных по истории фондообразователя и истории фонда, в историческую справку вносятся исправления, она дополняется или пересоставляется. Оно составляется к фонду организации, независимо от того, какие документы включены в опись учреждения в целом или какой-либо его структурной части.

Дополнение к исторической справке составляется в соответствии с пунктами 2. Если за данное время не произошло каких-либо изменений в истории фондообразователя и его фонда, это оговаривается в дополнении к исторической справке. Исторические справки и дополнения к ним, составленные на фонды, хранящиеся в ГА РФ, помещаются в дела фондов.

Составление справочного аппарата к описи. В ходе описания документов архивного фонда, составляется справочный аппарат, в состав которого входят:. Для облегчения поиска необходимых сведений к описям могут составляться указатели, [1] как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Титульные листы составляются к законченной описи архивной и дел постоянного хранения , а также томам описей см. Если в течение периода, за который составлена опись, название организации изменялось, на титульном листе указывается её последнее название и подчиненность.

Полный перечень всех изменений приводится на отдельном листе, следующим за титульным. Если фонд является объединенным, на титульном листе приводится его полное название см. В этом случае название описи на титульном листе не указывается см. Если название структурного подразделения изменялось, то на титульном листе указывается его последнее наименование, а все изменения приводятся на листе, следующем за титульным листом, по аналогии с примером, рассмотренным в п. Если в опись включены отдельные группы документов, названием описи будет название видов этих документов см.

При составлении описи дел на документы объединенного архивного фонда, название описи будет состоять из названий тех фондообразователей, документы которых вошли в данную опись см. Если в опись внесены документы за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы.

Составление оглавлений. При составлении оглавления к законченной описи, оглавления к годовым разделам изымаются. Оглавление к законченной описи помещается в ее начале.

В нем перечисляются все составные части описи: предисловие к законченной описи, предисловия к годовым разделам, список сокращенных слов, названия всех разделов, указатели, переводные таблицы шифров. Если предисловие составляется к каждой описи фонда, оно должно содержать сведения, относящиеся только к данной описи. В этом случае сведения по истории организации и истории фонда в целом помещаются в предисловии к первой, основной, описи. Если составляется одно общее предисловие ко всем описям, оно помещается в первой описи и содержит необходимые сведения обо всех описях фонда.

Если фонды, входящие в состав объединённого архивного фонда, включены в одну опись, к ним составляется общее предисловие. Если документы фондов, составляющих объединенный архивный фонд, включены в отдельные описи, составляется общее предисловие, в которое включаются все сведения, относящиеся к объединенному фонду и его отдельным фондам и описям, по принципу формирования объединенного архивного фонда.

При этом также составляются предисловия к описям отдельных фондов, в которых излагаются сведения, которые относятся только к данным фондам, и даются ссылки на общее предисловие. При описании состава документов, включенных в опись, оговаривается наличие основных категорий документов, их полнота, отсутствие или появление новых комплексов документов, наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отсутствие подлинников и т.

Состав научно-справочного аппарата к фонду в предисловии излагается в соответствии с п. Предисловие подписывается исполнителем с указанием его должности и даты составления, заведующим ведомственным архивом лицом, ответственным за архив , если документы находятся на ведомственном хранении, или аналогично исполнителем и заведующим архивохранилищем, если документы хранятся в ГА РФ.

В случае выявления дополнительных данных по истории фондообразователя, истории фонда, проведения работ, вызвавших изменения в составе фонда, а также обнаружения ошибок, в предисловие вносятся необходимые изменения, оно дополняется или пересоставляется. Составление списков сокращенных слов. Списки сокращенных слов составляются к годовым разделам, к законченной описи ее тому если в них употребляются сокращения, характерные для деятельности данной организации или ведомственной системы, к которой она относится.

Общепринятые сокращения в список сокращенных слов не вносятся см. Сокращённые слова с соответствующими им полными наименованиями располагаются в алфавитном порядке. Названия организаций при внесении их в текст описи при первом их наименовании в тексте указываются полностью, а затем, в круглых скобках, сокращенно в соответствии со списком сокращенных слов.

Далее в тексте описи слова, внесённые в список сокращённых слов, приводятся только в сокращённом наименовании. Если полное название организации изменялось, а сокращенное - нет, то в списке сокращенных слов против этого сокращённого наименования приводятся все его полные наименования, с указанием даты изменения полного названия. При формировании годовых разделов в законченную опись том составляется единый список сокращенных слов, списки сокращенных слов к годовым разделам изымаются.

Дела, внесённые в опись под литерными номерами, вносятся в неё с помощью добавления к номеру соответствующего дела букв алфавита, например: 1, 2, 3, 4, 4а, 4б, 5, 6, 7, 7а, 8 т. Если опись составляется в ГА РФ на документы, хранящиеся в архиве архивная опись , первый и последний листы описи оформляются в соответствии с приложением В случае, если архивная опись полностью завершена, то в последнем разделе описи указывается общая итоговая запись ко всей описи.

К каждому годовому разделу и законченной описи составляются заверительные надписи на отдельных листах-заверителях см. При составлении заверительной надписи к законченной описи заверительные надписи к годовым разделам изымаются. Описи и справочный аппарат к описям в бумажном виде составляются и оформляются в 4-х обязательных экземплярах для описей дел постоянного хранения и 3-х обязательных экземплярах для описей дел по личному составу. При передаче контрольных экземпляров исторических справок, описей и справочного аппарата на бумажном носителе в ГА РФ, также передаются их электронные версии в двух экземплярах на отдельных носителях.

Инструкция по подготовке архивных описей с применением компьютерных технологий. Широкое распространение персональных компьютеров дает возможность применения современных информационных технологий в архивах при подготовке архивных описей с использованием ПК. Данная инструкция предназначена для оказания помощи организациям и ведомствам, не имеющим специализированных программ баз данных для работы с описями, в наборе, форматировании и распечатывании описей с помощью наиболее распространенного программного обеспечения - текстовых редакторов [3] , поддерживающих корректную работу с таблицами, например, Microsoft Word для Windows.

Для ввода годится любой редактор, позволяющий работать с таблицами как основными элементами форматирования описи. Корректная работа с таблицами является обязательным требованием к текстовым редакторам, так как основным элементом архивной описи является таблица, состоящая из строк и столбцов:. Для ввода не рекомендуется использовать редакторы, в которых таблица форматируется вручную - столбцы разделяются пробелами и графическими символами, строки формируются нажатием на клавишу "Ввод" Enter :.

Правка и форматирование переформатирование такого текста - крайне трудоемкий процесс, поэтому рекомендуется использовать редакторы, предлагающие другой подход - каждый элемент таблицы, представляющий из себя отдельный параграф, формируется программой - редактором. Элементы такой таблицы автоматически делятся на столбцы и строки, в каждой ячейке содержится одна единица текста состоящая из одного и более абзацев , что позволяет с легкостью менять форматирование текста изменение ширины столбцов, перемещение всего содержимого строки, изменение размеров и начертания шрифтов и пр.

Подобные таблицы позволяют прилагать минимум усилий для работы с ними. Наиболее распространенный текстовой редактор, позволяющий работать с такими таблицами - Microsoft Word для Windows [4]. Кроме того, эта программа позволяет отображать текст так, как он будет выглядеть на бумаге, что необходимо для распечатывания бумажных описей в соответствии с правилами оформления архивных описей.

Файл в Word создается через меню "Файл" - "Создать" [5] в открывшемся окне надо щелкнуть левой кнопкой мыши на кнопку "ОК", либо щелчком мыши на иконке с изображением чистого листа с загнутым уголком на панели инструментов. Сразу после создания файла рекомендуется установить размеры страницы: через меню "Файл" - "Параметры страницы", вкладка "Поля" - в открывшемся окне установить размеры полей:.

Таблица вставляется следующим образом: немного отступив от начала страницы нажав несколько раз на клавишу "Enter" , в меню "Таблица" - "Вставить таблицу".

В появившемся диалоговом окне необходимо указать, что нужно шесть столбцов порядковый номер дела, индекс дела, заголовок дела, крайние даты, количество листов, примечание и строк для начала достаточно 10 - 20 , затем, нажав на кнопку "автоформат", выбрать в новом окне прокрутив список вниз оформление таблицы - обычно это сетка 1 или сетка 6 предпочтительней использовать сетку 6 :. Линии сетки таблицы, прорисованные пунктирной линией, видны только в окне редактора, при печати они не отображаются.

Опись документов бланк

Купить систему Заказать демоверсию. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает:.

Опись может быть на нескольхих страницах

Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу — в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Открыть и скачать онлайн. Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. Оформление описей, составление итоговых записей и листов-заверителей. Пример оформления ссылок на официальны печатные издания.

Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу — в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Открыть и скачать онлайн. Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат. Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов. Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников.

.

.

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Деловые люди
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 2
  1. Любомира

    Адвокате чому ж ви не розказуєте людям хто такі факториригнгові компанії і що їх можна взувати по повній програмі оскільки вони ставлять людям фантастичні відсотки без їх відома?

  2. Светозар

    Переезжай в Польшу)))

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных